Möten

Möten

Ibland känner vi att ett möte har gett oss både energi och nya kunskaper. Vad och hur gör vi skillnad på våra möten? Olika typer av möten kräver olika mötesformer. Det är därför viktigt att tänka igenom vad för slags möte det är som du ska hålla i.

Vad är det vi ska ta upp/vad för slags möte ska det vara? 
Vad är ett lämpligt upplägg? 
Vad behöver vi för lokal? 
Hur bjuder vi in till mötet?
Praktiska detaljer och visuella hjälpmedel som kan hjälpa oss med mötet?

Agendan och mötesmetoderna skiljer sig åt beroende på om det är ett visionsmöte, ett beslutsmöte, ett informationsmöte eller ett möte för att föra diskussioner eller göra CISV-aktiviteter.

Styrelsemöten
När ni är en ny styrelse kan det vara bra att gå igenom vilken form av möten ni vill ha och hur upplägget ska se ut. Ska vissa styrelsemöten vara mer visionerande och kreativa medan andra endast är beslutsfattande eller ska varje möte innehålla bitar av både vison och beslut.

Ett årsmöte kräver en längre framförhållning och en annan typ av dagordning.

Informationsmöten
CISV håller ofta informationsmöten om våra olika program för personer som vill bli deltagare, ledare eller föräldrar till deltagare. Informationsmöten kan även handla om beslut som rör organisationen eller andra viktiga frågor.

Visionsmöte 
Ett möte för att planera för framtiden där idéerna får flöda fritt för att senare vidareutvecklas till konkreta mål och strategier.

Lästips: Kreativa möten, Ordförandehandboken samt Välj mångfald 
(samtliga böcker beställs genom 
www.lsu.se)

Gör en gemensam genomgång av förväntningar och farhågor
Att vara medvetna om varandras förutsättningar är grunden för att undvika onödiga missförstånd och förstå varför olika människor vill olika saker. Ha för vana att åtminstone en gång om året (när en ny styrelse blivit vald förslagsvis) ägna tid åt att låta alla styrelsemedlemmar skriva ner vilka förhoppningar och farhågor de har inför det kommande CISV-året samt gå igenom dessa tillsammans. På så vis kan ni bli en tätare styrelse där samarbetet flyter bättre, samtidigt som det ger alla i styrelsen ett tillfälle att själva bli medvetna om vad de ska försöka satsa på och vad som ska undvikas i arbetet. 

Gör regelbundna utvärderingar av styrelsearbetet
För att se till att ni är på rätt spår och att alla är med i styrelsearbetet är det nyttigt att då och då utvärdera hur alla tycker styrelsearbetet går. Både positiv och negativ kritik är viktigt, så länge det är konstruktivt. Fundera på hur det som är dåligt går att förändra med de förutsättningar ni har. Hur ska ni bäst ta tillvara vad som är bra i styrelsen? Att ägna en kvart åt detta på fyra-fem möten om året kan ge förvånansvärt bra resultat.

Mötesformalia

Under seriösa möten som t ex ett årsmöte brukar det finnas vissa regler som man som deltagare behöver kunna och förhålla sig till. Olika grupper och olika organisationer har olika sorters regler. Här nedanför kommer olika mötesteknikregler som kan vara bra att känna till och som ni kan använda er av på era årsmöten eller liknande. En del av metoderna nedan kan kännas krångliga eller onödiga för er lokalförening. Plocka de bästa russinen ur kakan!

Beslutsfattande

Hur fattar man ett bra beslut? Måste alla vara med på beslutet för att det ska vara bra eller är kanske ett jämkat beslut bättre? Ofta kan själva vägen fram till ett beslut vara viktigare än beslutet som till slut har fattats. Även om alla inte är med på resultatet så är det lättare att acceptera ett beslut man emotsäger sig om det har varit en öppen diskussion och man har fått föra fram sin åsikt och beslutsprocessen har varit öppen. Vissa beslut kan fattas fort och även av en enskild person i styrelsen medan andra beslut behöver få ta lång tid och eventuellt tas upp på årsmöten och behandlas av hela organisationen. Föreningens stadgar reglerar hur vissa beslut ska fattas medan andra beslut ej är reglerade hur de ska beslutas om. Det är då viktigt att man beslutar sig för en metod och ett tillvägagångssätt och inte byter under en diskussion.

Hur kan man föra diskussioner inom hela organisationen? 
· Fysiska diskussionsmöten
· Skicka ut skriftlig information och be om synpunkter
· Diskussionsforum på hemsidan
· Enkätundersökning

Majoritetsbeslut
Det vanligaste sättet att fatta beslut är via omröstningar där det förslag som får flest röster, majoriteten av rösterna vinner. Det finns dock olika typer av majoritetsbeslut;

Enkel majoritet 
Det förslag som får flest röster vinner, men förslaget behöver inte ha 50% av rösterna. 

Absolut majoritet 
Förslaget måste ha mer än 50% av rösterna för att vinna. Exempel: Vid ett personval med 4 kandidater där ingen får mer än 50% av rösterna plockar man ut de två personer som fått flest röster i första omgången och gör en ny omröstning mellan dessa två. 

Kvalificerad majoritet 
Förslaget måste ha en i förväg fastställd del av rösterna för att beslutet ska gälla. Denna del måste vara större än hälften av rösterna. I många organisationer krävs det 2/3 majoritet vid beslut om stadgeändringar och i de flesta föreningar krävs det 2/3 eller 3/4 majoritet vid röstning om föreningens upplösande. 

Konsensusbeslut
När man fattar ett konsensusbeslut så innebär det att alla är överens. Ett konsensusbeslut tas ofta kring förslag som alla kan acceptera även om det fattade beslutet inte är någons egentliga första förslag, medan vanliga majoritetsomröstningar gärna tar beslut som en majoritet är för men en minoritet kan vara mycket emot. 

Konsensusbeslut består ofta av kompromisser efter långa diskussioner, vägande av för- och nackdelar och jämkande mellan olika argument och idéer. En fördel är dock att många i slutändan kan anse sig stå bakom beslutet, en nackdel kan vara ibland att ingen är riktigt nöjd. 

Vinna-Vinna lösningar
Att hitta ett tredje alternativ istället för att ställa två alternativ emot varandra och att en majoritet fattar beslut eller att man jämkar sig. Kanske det går att finna en annan variant? Ex: syskonen Klas och Elsa bråkar. Båda vill ha äpplena som deras vän har köpt. Istället för att ingen av dem kan få äpplena visar det sig att Klas önskar äpplena utan skal för att han ska baka en kaka med Elsa önskar komma åt skalet för att göra en äppelgirlang.

Metoder för en styrelse att fatta beslut utanför ett styrelsemöte
När man arbetar inom en styrelse brukar man ofta ha möte ca en gång/månad men ibland behöver man även däremellan fatta beslut. Vissa beslut kan styrelsen ha delegerat ut till enskilda medlemmar i eller utanför styrelsen medan andra beslut kan behöva fattas av flera personer ur styrelsen eller hela styrelsen. 

Arbetsutskott
Vissa styrelser beslutar att utse en mindre grupp, t ex ordförande, kassör och sekreterare, inom styrelsen som kan fatta svårare beslut som behöver fattas fort.

"Stjärnmail" / Beslut per capsulam
Styrelsen kan via mail eller telefon fatta beslut mellan mötena som grupp. Dessa beslut bör följa överenskomna riktlinjer så att processen tillåter alla att kunna vara med i och stå bakom beslutet.

Förslag på riktlinjer för hur beslut kan fattas via mail:

• Mail som kräver svar till beslut markeras med tre stjärnor (***) först i rubrikfältet som anger mailets ämne. Om flera frågor ställs i mailet markeras med tre stjärnor den eller de frågor som kräver svar.

• Förslag till beslut utformas så att det finns två alternativ att rösta på (förslaget och avslag), alternativt om föredragande vill presentera fler alternativ så måste det ur dessa först röstas fram ett förslag som sedan ställs mot avslag.

• Stjärnmail kräver svar inom 7 dygn eller före datum som beskrivs i mailet. Eventuellt annat datum än 7 dygn anges i rubrikfältet efter ***. Svar (diskussion eller röst) skickas till alla. Den som initierade ***-mailet sammanställer svaret efter deadline och skickar ut beslut/sammanställning till alla.

• Krävs svar snabbare än inom 7 dygn måste frågeställaren ringa runt och berätta om mailet/fråga per telefon. Beslut meddelas per mail efteråt.

• Exempel på rubrikfält i beslutskrävande mail: ***31/12 Erik på SO

Styreslemöte

När ni är en ny styrelse kan det vara bra att gå igenom vilken form av möten ni vill ha och hur upplägget ska se ut. Ska vissa möten vara mer visionerande och kreativa medan andra endast är beslutsfattande eller ska varje möte innehålla bitar av både vison och beslut.

För att underlätta arbetet i en förening finns det vissa rutiner som styr hur ett styrelsemöte brukar genomföras. Börja med att göra en dagordningöver vilka frågor man ska ta upp på mötet och kalla till mötet i god tid. Sätt gärna tidsramar för hur långt mötet ska vara. Detta bör vara ordförandes uppgift.

Man kan ha föreningens ordinarie ordförande och sekreterare som "ständiga" ordförande/sekreterare, eller låta de uppdragen rotera mellan ledamöterna, genom att inleda varje möte med att välja mötesordförande och mötessekreterare.

Mellan mötena ansvarar ordförande för att ta hand om akuta frågor i samarbete med den som är ansvarig för den aktuella punkten och man kan även skapa system för hur man mellan möten kan fatta beslut via mail.

Dagordning

Dagordningsmall

Förslag på hur en dagordning för ett lokalföreningsstyrelsemöte kan se ut;

Dagordning

1. Mötets öppnande
2. Godkännande av dagordning
3. Föregående mötesprotokoll
4. Mosaik/Lokalt
    - Rapporter
    - Helgläger
    - Träffar
    - Juniorerna
    - Projekt
5. Internationella program 
    - Village (Barnby) 
    - Summer camp
    - Youth Meeting
    - Interchange
    - Seminarieläger
    - International People's Project (IPP)
7. Utbildningar 
8. Egna internationella arrangemang
9. Regionalt samarbete
10. Nationella möten/utbildningar
11. Kommunikation
    - CISV Sweden´s e-brev
    - Nästa lokala medlemsutskick
12. Ekonomi
13. Övriga frågor
14. Nästa möte