Fakturering

Välj Fakturering i vänstermenyn.

Vi kan nästan alltid använda funktionen gruppfaktura och när det gäller medlemsavgifter måste vi göra dem som gruppfakturor. Innan du fakturerar en grupp första gången behöver du först göra några inställningar.

Välj Inställningar i den övre menyn.

  1. Välj Fakturatexter. Välj aktuell period och kontrollera och ändra eventuellt din/dina fakturatexter.
  2. Välj Gruppkostnader. Välj aktuell period och kontrollera och ändra eventuellt din/dina gruppkostnader, eller lägg till en ny gruppkostnad.
  3. Välj Koppla fakturatexter. Koppla rätt text till respektive grupp genom att klicka på knappen "Ändra" längst ute till höger. Välj text och klicka på den gröna knappen "Uppdatera" längst ned.

Gruppfaktura

Skapa gruppfaktura för medlemsavgifter (kostnadstyp "Träningsavgifter")

  • Välj Fakturering i den övre menyn.
  • Välj Skapa gruppfakturor.
  • Välj aktuell period. Nu får du upp en lista med dina grupper.

Medlemsavgift ska alltid faktureras som gruppfaktura, Du hittar din lokalförenings medlemsavgift under rubriken "Träningsavgift".

Fakturarad: skriv här vad som ska stå på fakturan, t ex ”Medlemsavgift”.

Skapa gruppfaktura för stödmedlemskap (kostnadstyp "Övriga avgifter")

  • Välj Fakturering i den övre menyn.
  • Välj Skapa gruppfakturor.
  • Välj aktuell period. Nu får du upp en lista med dina grupper.

Avgifter för stödmedlemmar ska också faktureras som gruppfaktura, men med kostnadstypen "Övriga avgifter". Du hittar din lokalförenings stödmedlemskap under rubriken "Övriga avgifter".

Fakturarad: skriv här vad som ska stå på fakturan, t ex ”Stödmedlem”.

Hantera och behandla fakturor

Hantera fakturor

De fem sista siffrorna i OCR-numret är fakturanumret.

Behandla fakturor

  • Välj status "Obehandlad" (skapad men inte skickad). Det går att söka på t ex namn.
  • Mejla Urvalet.

Du kan se hur fakturan kommer att se ut genom att klicka på PDF längst till höger om medlemmens namn.

Kreditera en faktura

Om någon inte ska betala en faktura behöver den tas bort ur systemet genom att kreditera den. Kreditfakturor behöver inte mejlas till medlemmen.

  • Välj Fakturering i vänstermenyn.
  • Välj Behandla fakturor i den övre menyn.
  • Välj rätt typ (”Grupp”), rätt period och välj status: ”Obetald”.

I listan du får upp letar du upp fakturan:

  • klicka på knappen ”Ändra” på raden längst till höger.

Nu får du upp en ny sida med information om fakturan:

  • klicka på knappen ”Kreditera fakturan” i högerkolumnen.

Nu får du upp en ny sida:

  • bekräfta genom att klicka på den röda knappen ”Kreditera fakturan" längst ned.

Inbetalning via Swish eller till ett annat konto

När någon betalar en OCR-faktura registreras det automatiskt i SportAdmin och du kan se på medlemmens personkort att fakturan är betald. Om någon istället väljer att betala in beloppet direkt via Swish eller till lokalföreningens eget konto, går det bra att registrera inbetalningarna manuellt, då gör du så här:

  • Välj Fakturering i vänstermenyn.
  • Välj Fakturering i den övre menyn.
  • Välj Registrera inbetalningar i den övre, ”undre" menyn.
  • Skriv in fakturanumret eller sök på medlemmens namn, då får du upp en lista.
  • Klicka på rätt fakturanummer. Nu får du upp en ny sida.
  • Välj aktuellt betalningssätt: t ex "Swish" eller "Postgiro" vid Betalning. Kontrollera att beloppet är rätt och fyll i rätt inbetalningsdatum.
  • Klicka på knappen "Registrera" för att registrera betalningen.

Gratis-medlemmar

Medlemmar som inte ska betala (gratis medlemskap)

För att medlemmarna ska komma med i våra register och i till exempel underlaget till statsbidragsansökan måste det finnas en betald faktura samt ett daterat underlag som bevis för att personen vill vara medlem. Gör så här:

  • Skapa en vanlig gruppfaktura för medlemsavgiften som du daterar 1 januari det år som medlemskapet gäller (20XX-01-01).
  • Registrera en inbetalning, via till exempel Swish (men inte OCR) med det datum då de skrev under något som intygar att de vill vara medlemmar. Det måste finnas ett daterat bevis på att de vill vara medlemmar!
  • Justera belopp på både fakturan och inbetalningen till 0 kr.

Betalningspåminnelser

När du ser att någon inte har betalat sin faktura i tid kan du skicka ut påminnelser. Det finns färdiga texter för påminnelser i systemet. Det finns fyra påminnelser i systemet och du ser hur de är formulerade genom att gå in på Fakturering i vänstermenyn, välj Inställningar i den övre menyn och därefter Påminnelsetexter i den övre "under" menyn.

OBS! Påminnelsetexterna är samma för alla lokalföreningar, så ändra inte i de texterna! Den fjärde påminnelsen innehåller upplysningar om att vi kommer att skicka ärendet till inkasso.

När det gäller fakturor för medlemsavgifter rekommenderar jag att skicka max tre påminnelser.

Du skapar påminnelser så här:

  • Välj Fakturering i vänstermenyn.
  • VäljFakturering i den övre menyn.
  • Välj Betalningspåminnelser i den övre menyn.
  • Markera i de små rutorna längst till vänster för de medlemmar du vill skicka påminnelser till.
  • Klicka på knappen "Skapa påminnelser".

I utskicket kommer både påminnelsetexten finnas med i mejlet samt den ursprungliga fakturan som en bifogad fil.

Rapporter

  • Välj Fakturering i vänstermenyn.
  • Välj Rapporter i den övre menyn.

Här kan du välja olika typer av rapporter.

Sitemap
CloseClose

Sök

Genom att använda denna webbplats godkänner du användningen av cookies för att ge dig den bästa användarupplevelsen.
Hitta ytterligare information på Cookies
Ok