Formulär i SportAdmin

Skapa anmälningsformulär

Du kan antingen göra ett helt nytt formulär, eller utgå från ett som redan finns i listan. Du kopierar enkelt ett formulär genom att välja ”Formulär” i vänstermenyn och sedan "Redigera formulär” i den övre menyn.

Klicka på knappen längst upp till höger: ”Nytt formulär”.
Välj det formulär du vill kopiera och klicka på knappen längst till höger: ”Kopiera formuläret” och ”OK”.

Leta reda på det kopierade formuläret i listan (obs! kolla att det har siffran 0 anmälningar, så vet du att det är det nya formuläret) och klicka på knappen längst till höger: ”Ändra”.

Börja nu med att byta namn på formuläret till ett namn som börjar med din lokalförenings namn, ”CISV Lokalförening”. Ändra också allt annat som du vill ändra. Klicka på den gröna knappen längst ned: ”Uppdatera”.

Frågor och svarsalternativ ändrar du genom att klicka på knappen i mitten: ”Ändra”.

OBS! Se till att du använder aktuella uppgifter angående hur vi hanterar personuppgifter. Sedan våren 2018 gäller den nya lagen GDPR som ersätter PUL. Ha med de här texterna i de gröna fälten i formuläret:

"Foto
Genom att anmäla dig till detta evenemang godkänner du att harmlösa uppgifter, som inte skadar eller kränker vare sig individ eller grupp som till exempel namn och bild, får publiceras på CISV Swedens hemsida, i sociala medier och i dokument som t ex verksamhetsberättelse. Om du inte vill att vi publicerar foton ber vi att du meddelar det via mejl till adressen secretary@se.cisv.org."

"Personuppgifter
Genom att anmäla dig till CISVs verksamhet godkänner du att vi använder uppgifterna i vårt register enligt GDPR (Dataskyddsförordningen)."

När du är klar med alla ändringar kan du se hur det färdiga formuläret ser ut genom att klicka på formulärets namn i listan under ”Redigera anmälningsformulär”.

Obligatoriska personuppgifter

SportAdmin rekommenderar att vi gör alla fälten med personuppgifter obligatoriska, eftersom när vi får en ny anmälan och "hanterar" den i registret, kommer de nya uppgifterna att ersätta de gamla uppgifterna i registret. Om fälten inte är obligatoriska kanske medlemmen lämnar tomt i fält där det sedan tidigare redan fanns uppgifter i registret - i så fall raderas de gamla uppgifterna och ersätts med ett tomt fält. För att inte riskera att vi tappar den informationen är det rekommenderat att göra alla person- och kontaktuppgifter obligatoriska.

Avaktivera gamla formulär

Se till att avaktivera anmälningsformulär som inte längre är aktuella. Annars kan deltagare fortsätta att anmäla sig. Det blir också lättare att få bra överblick i SportAdmin när det inte finns så många formulär att bläddra mellan.

Formulär: Inboxen och Hantering

1. Välj ”Formulär" i vänstermenyn.

2. Välj ”Inboxen” i den övre menyn.

3. Välj det formulär som du vill jobba med.
Under den svarta rubrikraden ser du en lista med dem medlemmar som har fyllt i och skickat in en anmälan.

4. Klicka på knappen ”Hantera” längst ut till höger för en medlem i taget.
Du ser medlemmens anmälan på en egen sida. I den vänstra kolumnen ser du de nya uppgifterna. I höger kolumn ser du de uppgifter som redan finns i registret. Var uppmärksam på om de har ändrat/lagt till någon kontaktinformation i anmälningsformuläret: medlemsregistret kommer att uppdateras med den nya informationen! Det gäller även om de lämnat tomt i något fält (då raderas alltså den gamla informationen). Kolla särskilt t ex att det blir rätt med medlemmens e-postadress (ibland skriver de en målsmans e-postadress i det fältet).

5. När du är säker på att du har med den korrekta informationen klickar du på den gröna knappen ”Uppdatera” längst ned till vänster.

6. Nu får du upp en ny sida. Om du vill…

a) … lägga till medlemmen direkt i en grupp (t ex nya medlemmar att lägga in i gruppen medlemmar):
7. Välj din lokalförenings aktuella period.
8. Välj den grupp som du vill lägga till medlemmen i.
9. Väj rätt gruppkoppling för medlemmen: t ex ”Deltagare”, ”Ledare" eller ”Samordnare” om ni använder det.
10. Klicka på knappen ”Bekräfta och flytta till vald grupp”.

b) … behålla medlemmen i kösystemet (t ex för att ta ut en excelfil med alla anmälda till en utbildning/ ett läger)
11. Klicka på den gröna knappen längst ned ”Uppdatera” (utan att fylla i något om period/grupp/gruppkoppling).

När du har hanterat anmälningarna i Inboxen hittar du dem så här:

  • Välj Formulär i vänstermenyn.
  • Välj Hantering i den övre menyn.

Visning: välj ”Aktiva”
Formulär: välj det formulär som du vill jobba med

Du kan exportera all information till en excelfil genom att uppe till höger klicka på "Exportera till Excel".

Du kan välja att hantera dem en i taget (klicka i så fall på rutan ”Hantera” längst ut till höger för den medlemmen) eller alla (kryssa i så fall i rutan till vänster ovanför listan och klicka sedan på rutan ”Hantera ikryssade” till höger ovanför listan).

  • Flytta medlemmen eller medlemmarna till din lokalförenings grupp.

Aktiviteter, kallelser och närvaro

I medlemsregistret kan du skapa aktiviteter, skicka ut kallelser och rapportera närvaro.

För att det ska fungera behöver vi först lägga in en plats (och/eller adress) i registret. Skicka ett mejl till secretary@cisv.se så lägger jag in de platser din lokalförening vill ha med.

Funktionerna i registret hittar du här:
1. Välj Medlemsgrupper i vänstermenyn.
2. Välj din aktuella period, (grupptyp) och grupp.
3. Välj Rapportera närvaro i den övre menyn.
4. Klicka på knappen "Lägg till aktivitet" uppe till höger.

Nu får du upp en ny sida för aktiviteten och där väljer du typ av aktivitet. "Plats" och "Datum" är obligatoriska att ange. Lokalföreningarna i Båstad, Göteborg och Helsingborg har egna platser angivna. OBS! alla andra lokalföreningar har sina platser under Halmstad (på grund av en teknisk begränsning i medlemsregistret). Fyll i övriga val på sidan för om du vill skicka ut kallelser och annan information.

I hjälpfunktionen i SportAdmin hittar du mer info hur du rapporterar närvaro mm.

Sitemap
CloseClose

Sök