Arbetssätt och visioner

Arbetssätt och visioner

Hur kan vi organisera arbetet?

Arbetet i en lokalförening kan organiseras på många olika sätt. Det är viktigt att styrelsen diskuterar hur arbetet ska organiseras och genomföras. Utvärdera gärna hur det förra året gått.

  • Några frågor man kan diskutera i början av verksamhetsåret är:
  • Vad vill vi? 
  • Vad måste vi?
  • Vilka resurser har vi? (mänskliga, ekonomiska, lokala, etc)
  • Vilket stöd och hjälp kan vi få från de nationella kommittéerna och juniorrepresentanterna?

Nedan följer tre exempel på hur arbetet i styrelsen kan organiseras. Självklart går de båda att kombinera mer eller mindre och från tid till tid (exempelvis beroende på vad lokalföreningen ska genomföra under året). Verka för att ni har en organisering som är effektiv utifrån era resurser samt vad som ska genomföras. 

Traditionellt organiserad styrelse
Styrelsen sammanträder ett par timmar 8–10 gånger per år. Frågor som ska upp på mötet anmäls innan mötet till ordförande eller på mötet. Olika personer i styrelsen har ansvar för olika områden, exempelvis Village-ansvarig, Mosaikansvarig, junioransvarig osv. Punkterna på dagordningen föredras av den som är ansvarig för dem och styrelsen beslutar tillsammans vad som ska göras, när, hur och av vem.

Denna variant är att föredra om ni har en mindre lokalförening med begränsade resurser så att hela styrelsen tillsammans kan arbeta med att fixa det som ska göras. Nackdelen är att mötena lätt drar ut på tiden.

Mål och verksamhetsstyrd styrelse
Att arbeta utifrån en långsiktig planering som föreningen satt upp är en annan modell. Styrelsen och de medlemmar som vill arbetar fram en årsplanering (avsätt gärna en heldag för detta). Utifrån en mer långsiktig planering kan styrelsen sedan delegera olika arbetsuppgifter till olika kommittéer.

Här är exempel på en plan för en lokalförening.

Verksamhet                                   Vem

Höstterminen
Sommareko                                     Junior som varit JC på Village
Höstmöte                                        Ordförande
Juniorernas inspirationsmöte             Junior i styrelsen
Helgläger                                        "nya CISVare" och tidigare ledare 
Mosaicprojekt                                  En Arbetsgupp
Julfest                                             1 junior i styrelsen, 1 förälder

Vårterminen
Helgläger                                        Ledare som ska på läger
Årsmöte med fest                            Ledamot
Juniorernas å                                  Junior i styrelsen
CISV Swedens årsmöte                    Ordförande
Lisebergsresan                                Ledamot

Deltagande i internationella program
2 delegationer till Village                 Villageansvarig
1 Juniorledare till Village                 Villageansvarig
1 Interchange                                Internchangeansvarig
1 delegation till Youth Meeting         Youth Meeting-ansvarig

Exempel på vad som behövs i detta förberedelsearbete är föräldrautbildning, ledarrekrytering, ledarutbildning, rekrytering av deltagare. Lägg in detta i er verksamhetsplan. Planera även in vilka resurser som finns i de nationella kommittéerna i form av utbildning, stöd, osv.

Olika arbetsgrupper kan sen arbeta med olika frågor, exempelvis: en lägergrupp, en mega-grupp (Village, Step Up och Youth Meeting), en utbildningsgrupp osv. Kom ihåg att styrelsen alltid är ytterst ansvarig och alla "stora" beslut måste bestämmas där.

Fördelarna med att delegera delar av verksamheten till kommittéer och grupper är att det ofta är lättare och effektivare att träffas i smågrupper, det involverar fler engagerade, det är ibland lättare att rekrytera till arbetsgrupper än till styrelsen och styrelsemötena kan ägna sig åt övergripande och samordnande frågor.

Tänk på att denna variant kräver fler engagerade, mycket samordning och bra kommunikation (det kan annars bli mer sårbart eller riskera dubbelarbete om inte alla är uppdaterade på vad som händer).

Visioner och mål

En vision är en idé om något man vill uppnå i framtiden som inte behöver uppfylla krav på realism, tidsbundenhet eller mätbarhet. En vision är något man strävar efter och som kan tydliggöra varför organisationen finns till samt för vem och vart den är på väg. När man arbetar med visioner är det bra att så småningom bryta ner dem till kortsiktiga och mer långsiktiga mål. Mål är något mätbart, något som går att uppnå, något konkret som man arbetar med inom överskådlig tid.

För att göra det enklare att uppnå målen bör man se till att varje mål är SMART – Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt samt Tidsbestämt

  • Specifikt - målet ska vara konkret och tydligt
  • Mätbart - det skall uttryckas på ett sätt som medger mätning av målet
  • Accepterat – målen är accepterade och överenskomna innan arbetet påbörjas
  • Realistiskt - målet skall kunna nås
  • Tidsbundet - man skall tala om när målet skall nås

Att ett mål är Specifikt innebär att det tydligt beskriver vad som ska göras, varför det ska göras och hur det ska göras. Till exempel är målet ”hitta fler barn till CISV” inte lika specifikt som ”Hitta barn till alla våra internationella aktiviteter genom rekrytering på skolor för att sprida CISVs budskap utanför föreningen” betydligt tydligare – och det blir enklare att bestämma vad nästa konkreta steg blir i processen att uppnå målet.

Att ett mål är Mätbart är viktigt för att veta om målet är uppfyllt eller ej. Om målet inte är mätbart går det aldrig att veta om man är långt från målet, nära målet eller redan har uppfyllt det för länge sen. Ett mätbart mål ger möjlighet att se hur långt det är kvar och motiverar att fortsätta jobba för att nå dit.

Alla mål måste vara Accepterade av de inblandade. På så vis slipper ni onödiga konflikter om vad som ska göras när ni är mitt uppe i arbetet, genom att alla är överens om detta redan när målen har satts.

Se till att målen som bestäms är Realistiska. Detta betyder inte att målen måste vara enkla, men de ska vara genomförbara. Om målen är ouppnåbara kommer de misslyckas och det blir svårare att sätta upp och nå nya mål i framtiden. Försök fundera ut en plan för att uppnå målen, se till att de inte är för simpla men inte heller för avancerade. Vilka delmål kan ställas upp för att kunna nå slutmålet? Vilken arbetsinsats är alla inblandade villiga att lägga? Att lyckas med svåra mål ger en djup tillfredsställelse men att misslyckas kan slå hårt.

Slutligen, Tidsbestäm varje mål så att alla vet när det ska genomföras. Detta ger ett mer konkret mål att jobba mot, samtidigt som det hjälper att se till så att inte arbetsbelastningen blir för hög eller låg vid något tillfälle. Sätts inga tidsramar är det lätt att mål och projekt rinner ut i sanden och blir bortglömda. Givetvis måste tidsramarna vara mätbara, accepterade och realistiska.