Medlemsregister

Medlemsregister

Så här använder du medlemsregistret

Medlemsregistret finns på www.sportadmin.se där du loggar in med ditt användarnamn och lösenord (som är minst åtta tecken och består av både bokstäver och siffror).

Tänk på att när du är inloggad i registret ser du alla lokalföreningars medlemmars uppgifter och att det är ditt ansvar att alltid hantera den informationen ansvarsfullt och med respekt och att du självklart inte får sprida någon information utanför vår organisation.

På Facebook finns ett diskussionsforum om hur vi använder medlemsregistret: CISV Swedens medlemsregistergrupp. Där kan du ställa frågor och diskutera för att få råd och tips om hur du bäst använder registrets funktioner.

Kontaktuppgifter – om barn/ungdomar saknar egen mejladress eller telefonnummer, lämna då tomt för de uppgifterna under barnet och lägg istället till målsmans kontaktuppgifter i fälten för Målsman 1 och Målsman 2. På så sätt blir det tydligt och enkelt att se vilka kontaktmöjligheter som finns när det ska göras utskick/skickas fakturor.

Registrera personnummer med tolv siffror. Systemet använder det som identifikation och det gör att vi bättre kan använda alla funktioner i systemet.

Det är viktigt att vara uppmärksam på att du jobbar i rätt period i registret!

I registret använder vi oss av grupper (som är indelade i olika grupptyper) och gruppkopplingar. Alla medlemmar tillhör minst en grupp, ofta flera olika. Grupperna används både för ett enkelt sätt att kommunicera och för fakturering. Du vet vilken lokalförening en medlem tillhör genom att se vilka grupper den tillhör. En medlem kan vara medlem i flera lokalföreningar samtidigt.

Om rutan "Övrigt" med plats för anteckningar. Tänk på att medlemmarnas information syns av alla som har behörighet till registret. En notering i "Övrigt" syns alltså även av andra lokalföreningar vilket är bra att tänka på eftersom det går att vara medlem i mer än en lokalförening. Var också försiktig med att radera information – den kan vara värdefull för någon annan!

Välj rätt period

Det är viktigt att vara uppmärksam på att du jobbar i rätt period i registret!
Varje lokalförening har en egen period för varje år, t ex "2017 CISV Strängnäs". I den perioden finns din lokalförening alla medlemmar. En ny period skapas från kansliet inför varje kalenderår.

Nya medlemmar via hemsidan

När nya medlemmar har anmält sig via hemsidan hittar du dem så här i medlemsregistret:

1. Välj ”Anmälningar" i vänstermenyn.
2. Välj ”Inboxen” i den övre menyn.
3. Välj det formulär som du vill jobba med.
    Under den svarta rubrikraden ser du en lista med dem medlemmar som har fyllt i och skickat in en anmälan.
4. Klicka på knappen ”Hantera” längst ut till höger för en medlem i taget.
    Du ser medlemmens anmälan på en egen sida. I den vänstra kolumnen ser du de nya uppgifterna. I höger kolumn ser du de uppgifter som redan finns i registret. Var uppmärksam på om de har ändrat/lagt till någon kontaktinformation i anmälningsformuläret: medlemsregistret kommer att uppdateras med den nya informationen! Det gäller även om de lämnat tomt i något fält (då raderas alltså den gamla informationen). Kolla särskilt t ex att det blir rätt med medlemmens e-postadress (ibland skriver de en målsmans e-postadress i det fältet).
5. När du är säker på att du har med den korrekta informationen klickar du på den gröna knappen ”Uppdatera” längst ned till vänster.

6. Nu får du upp en ny sida. Om du vill…

a) … lägga till medlemmen direkt i en grupp (t ex nya medlemmar att lägga in i gruppen medlemmar):
7. Välj din lokalförenings aktuella period.
8. Välj den grupp som du vill lägga till medlemmen i.
9. Väj rätt gruppkoppling för medlemmen: t ex ”Deltagare”, ”Ledare" eller ”Samordnare” om ni använder det.
10. Klicka på knappen ”Bekräfta och flytta till vald grupp”.

b) … behålla medlemmen i kösystemet (t ex för att ta ut en excelfil med alla anmälda till en utbildning/ ett läger)
11. Klicka på den gröna knappen längst ned ”Uppdatera” (utan att fylla i något om period/grupp/gruppkoppling).

Grupper och gruppkopplingar

Alla medlemmar tillhör minst en grupp, ofta flera olika. Grupperna används både för ett enkelt sätt att kommunicera och för fakturering. Du vet vilken lokalförening en medlem tillhör genom att se vilka grupper den tillhör. En medlem kan vara medlem i flera lokalföreningar samtidigt.

Den vanligaste gruppkopplingen är "Deltagare" i alla medlemsgrupper, men i gruppen Styrelse har ordförande, kassör, ledamot med flera en gruppkoppling som motsvarar deras funktion.

Lokalföreningen lägger till grupper för sina delegationer. Välj grupptypen "Delegation" när du skapar gruppen. Gruppkopplingen för deltagarna ska vara "Deltagare" och för ledaren "Ledare". Om du i en delegation även vill lägga till andra personer, till exempel föräldrar med extra ansvar, ger du dem gruppkopplingen "Samordnare".

För att underlätta för överblicken vill vi att alla namnger de grupperna på samma sätt, till exempel så här:
Interchange, Italien
Village, Storbritannien

om ni något år har två delegationer till samma program och land lägger ni till lokalföreningens namn också, till exempel:

Village, Tyskland Hamburg och
Village, Tyskland Darmstadt.

Skapa en ny grupp

Du kan skapa nya grupper (varje medlem kan finnas med i många olika grupper) till exempel för delegationer, anmälda till helgläger eller intresserade av att ansöka till internationella program.

Välj "Grupper" i vänstermenyn.
Välj din lokalförenings aktuella period.
Klicka på knappen uppe till höger "Lägg till grupp".
Ge gruppen ett namn.
Välj rätt grupptyp. (Max deltagare och StandardPlats kan du lämna tomt).
Markera rutan "Bekräftad" (en grupp måste vara bekräftad för att det ska vara möjligt att fakturera).
Klicka på den gröna rutan "Spara".

Lägga till medlemmar i din lokalförenings medlemsgrupp

  1. Klicka på "Medlemsgrupper" i vänstermenyn
  2. Välj rätt period, t ex "2017 CISV Lokalförening" högst upp på sidan
  3. Välj sedan gruppen "CISV Lokalförening medlemmar".
  4. Nu ser du alla medlemmar i gruppen i listan.
  5. Ovanför tabellen på höger sida finns knappen "Lägg till medlem". Klicka på den.
  6. Fyll i namnet på personen du vill lägga till och klicka på rätt resultat som dyker upp.
  7. På nästa sida, välj gruppkoppling "Deltagare" innan du trycker "Spara".
  8. Nu finns personen i er medlemsgrupp.

Programadministration i medlemsregistret

Skapa grupper för lokalföreningens delegationer i vänstermenyns ”Grupper”. Välj din lokalförenings period: ”2017 CISV Lokalförening”. Klicka på knappen uppe till höger ”Lägg till grupp”. Namnge gruppen med programmet och landet (och ev ort). Välj grupptyp ”Delegation” och markera rutan ”Bekräftad”. Klicka på den gröna knappen längst ned ”Spara”.

Lägg till medlemmar i gruppen genom att välja vänstermenyns ”Medlemsgrupper”. Välj din lokalförenings period: ”2017 CISV Lokalförening”. Välj grupptyp ”Delegation”. Välj en av dina grupper. Klicka på knappen uppe till höger ”Lägg till medlem”. Sök fram en medlem i taget genom att skriva in hela eller delar av namnet i sökrutan. Välj rätt medlem i listan genom att klicka på den.

Nu får du upp en ny sida med rubriken Välj medlem att koppla till gruppen. Välj rätt gruppkoppling för respektive person: ”Deltagare", ”Ledare" eller "Samordnare”. Klicka på den gröna knappen längst ned ”Spara”.

Skapa anmälningsformulär

Du kan antingen göra ett helt nytt formulär, eller utgå från ett som redan finns i listan. Du kopierar enkelt ett formulär genom att välja ”Anmälningar” i vänstermenyn och sedan "Redigera anmälningsformulär” i den övre menyn.
 
Klicka på knappen längst upp till höger: ”Nytt formulär”.
Välj det formulär du vill kopiera och klicka på knappen längst till höger: ”Kopiera formuläret” och ”OK”.

Leta reda på det kopierade formuläret i listan (obs! kolla att det har siffran 0 anmälningar, så vet du att det är det nya formuläret) och klicka på knappen längst till höger: ”Ändra”.

Börja nu med att byta namn på formuläret till ett namn som börjar med din lokalförenings namn, ”CISV Lokalförening”. Ändra också allt annat som du vill ändra. Klicka på den gröna knappen längst ned: ”Uppdatera”.

Frågor och svarsalternativ ändrar du genom att klicka på knappen i mitten: ”Ändra”.

När du är klar med alla ändringar kan du se hur det färdiga formuläret ser ut genom att klicka på formulärets namn i listan under ”Redigera anmälningsformulär”.

Obligatoriska personuppgifter
SportAdmin rekommenderar att vi gör alla fälten med personuppgifter obligatoriska, eftersom när vi får en ny anmälan och "hanterar" den i registret, kommer de nya uppgifterna att ersätta de gamla uppgifterna i registret. Om fälten inte är obligatoriska kanske medlemmen lämnar tomt i fält där det sedan tidigare redan fanns uppgifter i registret - i så fall raderas de gamla uppgifterna och ersätts med ett tomt fält. För att inte riskera att vi tappar den informationen är det rekommenderat att göra alla person- och kontaktuppgifter obligatoriska.

Anmälningar: Inboxen och Hantera köande

1. Välj ”Anmälningar" i vänstermenyn.

2. Välj ”Inboxen” i den övre menyn.

3. Välj det formulär som du vill jobba med.
Under den svarta rubrikraden ser du en lista med dem medlemmar som har fyllt i och skickat in en anmälan.

4. Klicka på knappen ”Hantera” längst ut till höger för en medlem i taget.
Du ser medlemmens anmälan på en egen sida. I den vänstra kolumnen ser du de nya uppgifterna. I höger kolumn ser du de uppgifter som redan finns i registret. Var uppmärksam på om de har ändrat/lagt till någon kontaktinformation i anmälningsformuläret: medlemsregistret kommer att uppdateras med den nya informationen! Det gäller även om de lämnat tomt i något fält (då raderas alltså den gamla informationen). Kolla särskilt t ex att det blir rätt med medlemmens e-postadress (ibland skriver de en målsmans e-postadress i det fältet).

5. När du är säker på att du har med den korrekta informationen klickar du på den gröna knappen ”Uppdatera” längst ned till vänster.

6. Nu får du upp en ny sida. Om du vill…

a) … lägga till medlemmen direkt i en grupp (t ex nya medlemmar att lägga in i gruppen medlemmar):
7. Välj din lokalförenings aktuella period.
8. Välj den grupp som du vill lägga till medlemmen i.
9. Väj rätt gruppkoppling för medlemmen: t ex ”Deltagare”, ”Ledare" eller ”Samordnare” om ni använder det.
10. Klicka på knappen ”Bekräfta och flytta till vald grupp”.

b) … behålla medlemmen i kösystemet (t ex för att ta ut en excelfil med alla anmälda till en utbildning/ ett läger)
11. Klicka på den gröna knappen längst ned ”Uppdatera” (utan att fylla i något om period/grupp/gruppkoppling).

När du har hanterat anmälningarna i Inboxen hittar du dem så här:

Välj Anmälningar i vänstermenyn.
Välj Hantera köande i den övre menyn.

Visning: välj ”Aktiva anmälningar”
Formulär: välj det anmälningsformulär som du vill jobba med

Du kan exportera all information till en excelfil genom att uppe till höger klicka på "Exportera till Excel".

Du kan välja att hantera dem en i taget (klicka i så fall på rutan ”Hantera” längst ut till höger för den medlemmen) eller alla (kryssa i så fall i rutan till vänster ovanför listan och klicka sedan på rutan ”Hantera ikryssade” till höger ovanför listan).

Flytta medlemmen eller medlemmarna till din lokalförenings grupp.

Aktiviteter, kallelser och närvaro

I medlemsregistret kan du skapa aktiviteter, skicka ut kallelser och rapportera närvaro.

För att det ska fungera behöver vi först lägga in en plats (och/eller adress) i registret. Skicka ett mejl till secretary@remove-this.se.cisv.org så lägger jag in de platser din lokalförening vill ha med.

Funktionerna i registret hittar du här:
1. Välj Medlemsgrupper i vänstermenyn.
2. Välj din aktuella period, (grupptyp) och grupp.
3. Välj Rapportera närvaro i den övre menyn.
4. Klicka på knappen "Lägg till aktivitet" uppe till höger.

Nu får du upp en ny sida för aktiviteten och där väljer du typ av aktivitet. "Plats" och "Datum" är obligatoriska att ange. Lokalföreningarna i Båstad, Göteborg och Helsingborg har egna platser angivna. OBS! alla andra lokalföreningar har sina platser under Halmstad (på grund av en teknisk begränsning i medlemsregistret). Fyll i övriga val på sidan för om du vill skicka ut kallelser och annan information.

I hjälpfunktionen i SportAdmin hittar du mer info hur du rapporterar närvaro mm.

Fakturering

Välj Fakturering i vänstermenyn.

Vi kan nästan alltid använda funktionen gruppfaktura och när det gäller medlemsavgifter måste vi göra dem som gruppfakturor. Innan du fakturerar en grupp första gången behöver du först göra några inställningar.

Välj Inställningar i den övre menyn.

  1. Välj Fakturatexter. Välj aktuell period och kontrollera och ändra eventuellt din/dina fakturatexter.
  2. Välj Gruppkostnader. Välj aktuell period och kontrollera och ändra eventuellt din/dina gruppkostnader, eller lägg till en ny gruppkostnad.
  3. Välj Koppla fakturatexter. Koppla rätt text till respektive grupp genom att klicka på knappen "Ändra" längst ute till höger. Välj text och klicka på den gröna knappen "Uppdatera" längst ned.

Skapa gruppfaktura

Välj Fakturering i den övre menyn.

Välj Skapa gruppfakturor.

Välj aktuell period. Nu får du upp en lista med dina grupper.

Medlemsavgift ska alltid faktureras som gruppfaktura, Du hittar din lokalförenings medlemsavgift under rubriken "Träningsavgift".

Fakturarad: skriv här vad som ska stå på fakturan, t ex ”Medlemsavgift”.

Hantera fakturor

De fem sista siffrorna i OCR-numret är fakturanumret.

Behandla fakturor

Välj status "obehandlad" (skapad men inte skickad). Det går att söka på t ex namn.

Mejla Urvalet.

Du kan se hur fakturan kommer att se ut genom att klicka på PDF längst till höger om medlemmens namn.

Kreditera en faktura

Om någon inte ska betala en faktura behöver den tas bort ur systemet genom att kreditera den. Kreditfakturor behöver inte mejlas till medlemmen.

Välj Fakturering i vänstermenyn.
Välj Behandla fakturor i den övre menyn.
Välj rätt typ (oftast ”Grupp”), rätt period och välj status: ”Obetald”.
I listan du får upp letar du upp fakturan och klickar på knappen ”Ändra” på raden längst till höger.
Nu får du upp en ny sida med information om fakturan. Klicka på knappen ”Kreditera fakturan” i högerkolumnen.
Nu får du upp en ny sida. Bekräfta genom att klicka på den röda knappen ”Kreditera fakturan" längst ned.

Inbetalningar via Swish eller till annat konto

När någon betalar en OCR-faktura registreras det automatiskt i SportAdmin och du kan se på medlemmens personkort att fakturan är betald. Om någon istället väljer att betala in beloppet direkt via Swish eller till lokalföreningens eget konto, går det bra att registrera inbetalningarna manuellt, då gör du så här:

Välj Fakturering i vänstermenyn.
Välj Fakturering i den övre menyn.

Välj Registrera inbetalningar i den övre, ”undre" menyn. Skriv in fakturanumret eller sök på medlemmens namn, då får du upp en lista.
Klicka på rätt fakturanummer. Nu får du upp en ny sida.
Välj aktuellt betalningssätt: t ex "Swish" eller "Postgiro" vid Betalning. Kontrollera att beloppet är rätt och fyll i rätt inbetalningsdatum.
Klicka på knappen "Registrera" för att registrera betalningen.

Betalningspåminnelser

När du ser att någon inte har betalat sin faktura i tid kan du skicka ut påminnelser. Det finns färdiga texter för påminnelser i systemet.  Det finns fyra påminnelser i systemet och du ser hur de är formulerade genom att gå in på Fakturering i vänstermenyn, välj Inställningar i den övre menyn och därefter Påminnelsetexter i den övre "under" menyn. OBS! Påminnelsetexterna är samma för alla lokalföreningar, så ändra inte i de texterna!

Du skapar påminnelser så här:
Välj Fakturering i vänstermenyn.
Välj Fakturering i den övre menyn.
Välj Betalningspåminnelser i den övre menyn.

Markera i de små rutorna längst till vänster för de medlemmar du vill skicka påminnelser till. Klicka på knappen "Skapa påminnelser". I utskicket kommer både påminnelsetexten finnas med i mejlet samt den ursprungliga fakturan som en bifogad fil.

Rapporter

Välj Fakturering i vänstermenyn.
Välj Rapporter i den övre menyn.
Här kan du välja olika typer av rapporter.

Om en medlem aktivt vill gå ur föreningen

En person som aktivt väljer att gå ur föreningen vill antagligen inte fortsätta få information från oss och genom att radera medlemmen i personregistret försäkrar vi oss om att hen inte av misstag kommer med i framtida utskick.

Välj ”Personregister” i vänstermenyn, sök fram medlemmen och klicka på knappen ”Ändra”. Klicka sedan längst ned på den röda knappen ”Ta bort”  (då sparas ingen historik om den medlemmen i registret).

Statsbidrag för ungdomsorganisationer

CISV Sweden ansöker varje om statsbidrag för ungdomsorganisationer hos mucf (Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor). Ett viktigt underlag för den ansökan är lokalföreningarnas medlemsregister. Alla medlemmar ska finnas med i medlemsregistret med kompletta uppgifter, men endast ungdomsmedlemmarna är bidragsgrundande: d v s medlemmar i åldrarna 6-25 år.

Varje lokalförening måste ha minst 60% ungdomsmedlemmar för att de ska få räknas med i underlaget. Dessutom måste lokalföreningarna sammanlagt ha minst 1000 ungdomsmedlemmar, för att CISV Sweden ska kvalificera sig för statsbidrag för ungdomsorganisationer.

Den som är medlemsregisteransvarig i lokalföreningen håller medlemsregistret aktuellt löpande under året. Varje enskild medlem måste varje kalenderår bekräfta att han/hon vill vara medlem i föreningen; antingen genom att betala en medlemsavgift eller intyga det skriftligt eller elektroniskt.

Underlaget, det vill säga inbetalningen eller den skriftliga ansökan måste sparas av lokalföreningen.

Alla medlemmar som antingen betalat in medlemsavgift eller skrivit under en ansökan om medlemskap under aktuellt kalenderår ska finnas med.

Alla CISVs medlemmar ska registreras i sin lokalförenings medlemsregister och enligt reglerna för statsbidrag för ungdomsorganisationer är de här uppgifterna obligatoriska:

  1. namn
  2. adress
  3. födelseår
  4. kön
  5. datum för inbetalning av medlemsavgift eller ansökan om medlemskap
  6. vilken lokalavdelning som medlemmen är ansluten till

Medlem är en person som antingen betalar sin medlemsavgift under samma kalenderår som medlemskapet gäller eller har skrivit under en daterad ansökan om medlemskap (om din lokalförening erbjuder gratis medlemskap).

Avstämning senast 20 januari

Senast 20 januari varje år behöver varje lokalförenings medlemsregister för föregående år vara färdigt med alla bekräftelser. Meddela både din styrelse och CISV Swedens kansli när registret är färdigt.

Kontakt

Hör gärna av dig med frågor till generalsekreterare Karin Ploen på adressen secretary@remove-this.se.cisv.org eller via telefon 070 538 55 44.