Styrelsen

Styrelsen

Styrelsens uppdrag

Lokalföreningen väljer en styrelse som leder och strukturerar verksamheten. För att styrelsen ska fungera bra är det viktigt att diskutera sina roller och vilka uppgifter var och en har. Dela på arbetet mellan flera olika personer, men var tydliga med vem som gör vad.

En styrelse i CISV bör minst bestå av en ordförande, en sekreterare, en kassör samt två ledamöter.

Att axla ett styrelseuppdrag innebär att ansvara för en eller flera arbetsuppgifter. Medlemmarna i föreningen förväntar sig att den som åtagit sig ansvaret också utför de uppgifterna. Tänk på att det ofta finns möjlighet att delegera uppdrag till kommittéer eller särskilt utsedda personer utanför styrelsen. Styrelseledamöterna behöver inte själva utföra alla arbetsuppgifter, men de ansvarar för att de blir utförda.

Överlämning

När någon lämnar sin plats i styrelsen eller på något annat uppdrag är det viktig att dela med sig av sin kunskap och erfarenhet till sin efterträdare och att introducera den i sitt nya uppdrag.

Tydliga uppdragsbeskrivningar för de olika rollerna i föreningen, dvs ett dokument som sammanfattar vad som ska göras, med/till vem, hur och när underlättar vid överlämningen.

En annan metod är att den som avgår skriver ett "testamente" över allt som denne tycker är relevant för efterträdaren att veta. Ett sådant testamente kan bestå av flera delar; ett kalendariim över vad som händer under året, en kontaktlista med personer som kan vara intressanta att kontakta, tips och trix för diverse knepiga situationer som kan uppstå och liknande.

Ett annat sätt att säkra kunskapsöverföring är att ha överlappande mandatperioder för styrelsemedlemmarna, med allt mellan tre månader och ett år. Det finns alltså två sekreterare under en tid, den avgående sekreteraren sitter helt enkelt kvar i styrelsen ett tag efter att en ny valts in. Tänk på att det alltid måste vara tydligt vem som har det formella ansvaret. Fördelen med denna lösning är att varje ny styrelsemedlem får en ordentlig introduktion och någon att diskutera sitt uppdrag med på ett naturligt sätt.

Ha roligt med din styrelse

En viktig ingrediens för att ha en styrelse som fungerar bra på längre sikt är att ha roligt ihop. Det krävs ofta inte mycket för att höja stämningen på styrelsemötena och få vardagsarbetet med CISV att bli roligt.

Här är några tips:

Ha styrelsemöten hemma hos varandra

Inte bara är det någon som slipper ta sig till en föreningslokal eller annat ställe, styrelsen får dessutom se hur de andra medlemmarna bor och det blir mer ombonat än i en lokal. Det är enkelt och billigt att ordna fika till mötet och turas ni om blir det inte någon som "alltid" måste ordna med de praktiska bitarna.

Besök era egna aktiviteter

Passa på att besöka de lokala aktiviteter som arrangeras, trots allt är de frukterna av styrelsens arbete. Se till att hela styrelsen besöker åtminstone ett arrangemang under året för att inte glömma av att allt arbete är för ett gott syfte, glöm bara inte att meddela ledarna att ni vill komma så ni vet att det passar.

Anordna en social aktivitet

Se till att allt i styrelsen inte bara är hårt arbete. Anordna en tack/välkomstmiddag för gamla och nya styrelsemedlemmar. Grilla och spela brännboll i parken tillsammans med sommarens delegationer och andra som vill vara med eller överraska era duktiga ledare med en tacokväll.

Bjud in gäster till styrelsemötena

Bjud in representanter från en annan förening till ert nästa möte. Att träffa andra som gör liknande verksamhet men på ett annat sätt kan ge nya infallsvinklar och idéer. Eller varför inte bjuda in en gästföreläsare i ett aktuellt ämne till ett möte?

Avtackningar

Glöm inte att ha ordentliga avtackningar till avgående styrelsemedlemmar. Det kan vara en gemensam middag, en blomma eller ett tackkort. De avgående styrelsemedlemmarna är era främsta ambassadörer för att få in nya medlemmar i styrelsen och har gjort ett hårt jobb, se till att ni tydligt visar er uppskattning.

Ansvar

Styrelsen är alltid ytterst ansvarig för olika aktiviteter som arrangeras i föreningens namn. Därför är det viktigt att styrelsen fattar beslut om alla aktiviteter som anordnas.

Som förtroendevald i CISV har du ett tydligt ansvar att genomföra de åtgärder och aktiviteter som du har åtagit dig att genomföra genom beslut på årsmötet (dvs verksamhetsplanerna) eller i din styrelses interna arbetsfördelning.

Ansvaret som förtroendevald innebär också att avsäga sig det man har tagit på sig om man av någon anledning inte kan fullfölja det. Vi hamnar alla då och då i situationer som gör att vi måste planera om. Då är det viktigt att i så god tid som möjligt kommunicera detta så att andra kan ta över och hjälpa till.

Stadgar och praxis

Det finns ingen lag som specifikt tar upp och reglerar ideella föreningar. CISV har stadgar som styr vår organisation både internationellt, nationellt och lokalt. Vi har även olika praxis som beskriver hur saker och ting brukar göras. Ibland kan praxis vara bra att luta sig emot och ibland kan vi behöva ändra praxis.

Ansvarsfrihet

På årsmötet granskar föreningen styrelsens arbete och ger styrelsen ansvarsfrihet om föreningens stadgar har följts och styrelsen inte allvarligt skadat föreningen. Detta gäller utifrån den information man har när beslut fattas vid årsmötet. En styrelse kan fortfarande ställas till svars senare om det framkommer oegentligheter.

Reservation

En styrelseledamot som anser att ett beslut styrelsen tar är emot föreningens stadgar eller på något sätt kan skada föreningen kan reservera sig emot beslutet. Detta ska då föras in i styrelseprotokollet och redovisas för revisorer och medlemmarna i föreningen. Har en ledamot reserverat sig mot ett beslut kan den sedan inte hållas ansvarig för de konsekvenser beslutet kan få för föreningen.

Roller

I en styrelse har ledamöterna olika uppgifter. Styrelsen bör själv inom sig bestämma hur arbetet ska fördelas och hur ansvaret ska ligga på olika styrelsemedlemmar.

Ordföranden leder styrelsens arbete och ska vara föreningens officiella representant, samordna arbetet inom föreningen och stimulera till engagemang. Individen leder styrelsens möten genom att se till att alla pratar i rätt ordning (talarlista), alla får chansen att säga vad de tycker, diskussionerna inte flyter ut och att besluten är tydliga.


Under styrelsemötet skriver sekreteraren protokoll (skriv gärna ett enkelt beslutsprotokoll där det tydligt framgår vem som ska göra vad). Efter styrelsemötet skickas protokollet ut snarast möjligt till alla berörda samt ser till att det justeras och förs in i en protokollspärm. Sekreteraren ansvarar för föreningens information till förbundet och ska tillsammans med ordförande gå igenom vad som ska tas upp på möten.

Kassören sköter bokföringen, gör in- och utbetalningar, söker eventuellt bidrag, deltar i styrelsearbetet och svarar för information om föreningens ekonomi. Kassören har regelbunden kontakt med CISV Sweden's kassör.

Under styrelsemötena ska kassören kunna ge uppdaterad information om föreningens ekonomi, vara med i diskussioner och beslut samt ha ett extra ansvar att se vilka ekonomiska konsekvenser olika beslut får.

Övriga ledamöter
Alla som deltar i mötet har ansvar för stämningen och vilka beslut som fattas. Tänk på att följa dagordningen och talarlistan, lyssna på vad andra har att säga och kom förbered till mötet.

Junioransvarig/Juniorrepresentant
Junioransvarig i styrelsen kan antingen vara en junior (vald av årsmötet eller av juniorerna själva) eller en ledamot i styrelsen som har ansvar för kontakten med juniorgruppen. Junioransvarig ska föra fram juniorernas åsikter och önskemål samt föra information från styrelsemötet vidare till föreningens juniorer.

Revisorer
En ideell förening måste ha minst en revisor, två revisorer bör utses och dessutom ersättare. Vanligtvis väljs revisorerna för ett verksamhetsår i taget. Styrelsen ska tillhandahålla revisorerna föreningens räkenskaper, protokoll, medlemsregister och övriga handlingar som revisorerna önskar ta del av. Revisorerna bör alltid få styrelseprotokoll tillsänt sig, likaså 
ekonomiska rapporter. Revisorerna granskar resultaträkning och balansräkning och skriver en revisionsberättelse till årsmötet.

Uppgiftsexempel för ideella uppdrag
Nedan finner du listat vilka typer av uppgifter som ingår i de vanligaste förtroendeuppdrag man kan ha i föreningar. Varje lokalförening har sin modell. Klipp och klistra in utifrån era förutsättningar.

Ordförande
• planera och leda styrelsens arbete och möten
• samordna föreningens verksamhet och aktiva
• representera föreningen utåt i förhållande till CISV Sweden, och andra organisationer
• ansvara för policyfrågor och verksamhetsplanering
• föreningens officiella representant
• leda styrelsens förhandlingar och arbete samt övervaka att föreningens stadgar och övriga för föreningen bindande regler och beslut efterlevs
• utfärda kallelse till sammanträden och upprättar dagordning
• ansvara för att alla frågor är förberedda
• ha en sammanhållande social funktion

Vice ordförande
Vice ordföranden är ersättare för ordförande

Sekreterare
• förbereda styrelsens sammanträden och föreningens möten
• föra protokoll över styrelsens sammanträden
• se till att föreningens handlingar hålls ordnade och förvaras på ett betryggande sätt samt ansvara för att föreningens historia dokumenteras
• se till att fattade beslut har verkställts
• om ordföranden inte bestämmer annat, underteckna utgående handlingar
• årligen upprätta förslag till verksamhetsberättelse för föreningen
• svara för föreningens administrativa rutiner

Kassör (och medlemsregisteransvarig)
• sköta medlemsregistret och se till att medlemmarna betalar beslutade avgifter till föreningen
• se till att föreningen söker bidrag från fonder, kommun och företag
• svara för föreningens bokföring vilket innebär skyldighet att föra bok över föreningens räkenskaper
• sköta in och utbetalningar
• kontrollera kontantkassor
• ta fram underlag för placering av likvida medel
• årligen upprätta balans- samt resultaträkningar
• utarbeta underlag för budget och budgetuppföljning
• se till att föreningens skatter, avgifter och skulder betalas i rätt tid
• i förekommande fall upprätta och avge allmän självdeklaration, särskild uppgift, kontrolluppgifter,  uppbördsdeklarationer och övriga föreskrivna uppgifter inom skatte- och avgiftsområdet
• föra inventarieförteckning, i vilken också av föreningen förvärvade priser införs
• se till att såväl föreningens medlemmar i föreningens verksamhet som föreningens byggnader, materiel, priser och övriga tillhörigheter är försäkrade på ett betryggande sätt

Postmottagare
• ansvara för att föreningens inkommande post snarast vidarebefordras till rätt person i föreningen
• förmedla inbjudningar till utbildningar och arrangemang
• sammanställa information till föreningens anslagstavla, styrelsesammanträden och medlemsmöten

Utbildningsansvarig
• ansvara för ledarnas utveckling i form av utbildning och övrig ledarvård
• samordna föreningens lokala grundutbildning, ledarutbildning, föräldrautbildning och eventuella andra övriga utbildningar 
• se till att varje ledare har den utbildning ledaren behöver för sin uppgift
• uppmuntra ledare och förtroendevalda att deltaga i utbildningar och fortsatt engagemang
• upprätta personliga utbildningsplaner för ledaren, följa upp och ändra så att den passar den enskilde ledarens behov
• sköta utbildningspärm (om sådan finns)
• föra ledarnas önskemål (när sådana dyker upp) vidare i organisationen

Försäljningsansvarig
• köpa in prylar till försäljning
• planera försäljningsaktiviteter
• ansvara för beställning och distribution
• sköta redovisning

Materialförvaltare
• ansvara för föreningens material, lokaler och inventarier
• ge förslag komplettering av material samt kostnadsförslag
• sköta underhåll av föreningens lokaler
• ansvara för reparationer av material

Press- och mediaansvarig
• sprida PR om föreningen i massmedia genom att skriva pressmeddelande och artiklar om föreningen 
• bjuda in journalister till föreningen större evenemang
• förse organisationen med spännande och underhållande artiklar om föreningens verksamhet
• ansvara för egen tidning för föreningen som medlemmar och ledare hjälps åt att skriva

Webmaster
• ansvara för innehållet av föreningens hemsida
• strukturera innehållet på föreningens hemsida
• lägga ut material på föreningens hemsida
• skriva material till föreningens hemsida

Revisor
• granska föreningens förvaltning
• granska in och utbetalningar samt 
• kontrollera att det finns verifikationer
• kontrollera om föreningens tillgångar och skulder överensstämmer med bokförda tillgångar och skulder
• granska styrelse- och årsmötesprotokoll samt kontrollera att beslut inte strider mot stadgar, lagar eller andra bestämmelser
• granska att föreningen sköter förvaltningen på ett effektivt, korrekt och handlar i enlighet med sina ekonomiska resurser
• meddela årsmötet sina iakttagelser genom en revisionsberättelse

Valberedning
• utreda hur styrelsen fungerar
• tillfråga förtroendevalda om omval
• begära in förslag från föreningens medlemmar på personer som bör kandidera
• intervjua föreslagna kandidater
• meddela medlemmarna sitt förslag till årsmötet

Arkivet - föreningens minne

Arkivet är föreningens gemensamma minne.

Enligt lag är vi skyldiga att bevara föreningens bokföring i minst tio år, men CISV Sweden rekommenderar att vi sparar även en del annan information. Huvudregeln när det gäller arkivering är att spara det som vi själva producerat. Lokalföreningen behöver till exempel inte spara CISV Swedens årsredovisning eller årsmötesprotokoll eftersom det arkiveras nationellt.

  • A.
    Årsmöte
    Årsmöteshandlingar
    Årsmötesprotokoll
    Verksamhetsplan
    Verksamhetsberättelse
    Stadgar
  • B.
    Styrelsen
    Styrelsehandlingar
    Styrelseprotokoll
    Uppdragsbeskrivningar
  • C.
    Programplanering
  • D.
    Finansiering
  • E.
    Information och media
    Informationsmaterial, marknadsföring
    Medlemsutskick
  • H.
    Foton
  • I.
    Ekonomi
  • Bokföring
    Årsredovisning
  • O.
    Samarbete med andra organisationer