Årsmöte
Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Där får alla medlemmar vara med och fatta beslut och välja styrelse. Det är viktigt att årsmötet är väl förberett.
Efter lokalföreningens årsmöte behöver ni delge CISV Sweden en del information, läs mer om det på Viktiga datum.
Det är vanligt att låta en revisor granska årsredovisningen samt efter det besluta om styrelsens ansvarsfrihet för det gångna året för att därigenom godkänna att styrelsen handlat enligt föreningens vilja under året som gått. För att godkänna nya firmatecknare (som därigenom får handskas med föreningens bankkonton) kräver många banker att protokollet från årsmötet är justerat och underskrivet av två personer utöver sekreteraren, välj därför två justerare i början av mötet som godkänner protokollet i efterhand.
Skapa gärna återkommande traditioner i föreningen, en sådan kan vara att i samband med årsmötet ordna en aktivitet. Detta blir en vinna-vinna effekt då ju alla medlemmar får se styrelsen. Så varför inte ha en fest och bjuda in hela föreningen. Ordna roliga aktiviteter och god mat till självkostnadspris för alla medlemmar tillsammans, stora och små.
Dagordning
Förslag på dagordning för årsmöte:
- Öppnande av mötet,
- Val av mötesordförande,
- Val av protokollförare,
- Val av två justerare, tillika rösträknare,
- Fråga om kallelse till mötet skett i behörig ordning,
- Fastställande av röstlängd,
- Fastställande av verksamhetsberättelse för föregående verksamhetsår,
- Fastställande av revisorernas berättelse över föregående verksamhets- och räkenskapsår,
- Fastställande av resultat- och balansräkning för föregående räkenskapsår samt beslut om disposition av vinst eller förlust,
- Beslut om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter för föregående verksamhets- och räkenskapsår.
- Fastställande av medlemsavgift för nästkommande räkenskapsår,
- Fastställande av verksamhetsplan, budget och kommittéer för innevarande verksamhets- och räkenskapsår.
- Personval av ordförande
- Personval av ledamöter i styrelsen
- Anmälan av eventuell styrelseledamot utsedd av juniorgruppen
- Personval av valberedning och revisor
- Övriga ärenden
- I förekommande fall beslut i motioner som anmälts till styrelsen i stadgeenlig tid.
- Mötets avslutande
Verksamhetsberättelse
En verksamhetsberättelse är en skriftlig beskrivning av vilken verksamhet en organisation haft under ett verksamhetsår. Den ska tillsammans med bokslut granskas vid revision, gärna mot en verksamhetsplan, för den gångna perioden.
Förslag på vad en verksamhetsberättelse ska innehålla:
- Vilken organisation som avdelningen utgör bidragsgrund för, dvs CISV Sweden
- Vilken verksamhet som lokalföreningen bedrivit under verksamhetsåret
- Vilka personer som utgör lokalföreningens styrelse
- Antalet bidragsgrundande medlemmar
- I ålder 6-25 i lokalföreningen under underlagsåret (siffran ska motsvara uppgifterna i medlemsregistret).
Verksamhetsplan
En verksamhetsplan är en skriftlig beskrivning av den planerade verksamheten i en organisation/förening. En verksamhetsplan används av föreningar för att kontinuerligt utveckla och förbättra sin verksamhet. Planen kopplar den kortsiktiga verksamhetsstyrningen med den långsiktiga visionen och strategin. Nyckeln till planens aktiva fortlevnad är att den kontinuerligt utvärderas, uppdateras och används till grund för erfarenhetsåterföring, nulägesanalys och framtidsplanering. Genom att i en verksamhetsplan nedteckna vad vi vill med våra verksamheter och vilka mål vi vill uppnå höjer vi kvalitén i det vi gör.
Exempel på vad en verksamhetsplan kan innehålla:
- Inledning (information om CISV)
- Ledning och samordning
- Prioriterade områden under året
- Forum lokalföreningen ska delta i utanför det lokala arbetet inom föreningen
- Utbildningar
- Övrig verksamhet (läger som ska anordnas, delegationer som ska delta)
- Projekt föreningen ska arbeta med
- Finansiering