Medlemsregister SportAdmin

Så här använder du medlemsregistret

Medlemsregistret finns på www.sportadmin.se där du loggar in med ditt användarnamn och lösenord (som är minst åtta tecken och består av både bokstäver och siffror).

Tänk på att när du är inloggad i registret ser du alla lokalföreningars medlemmars uppgifter och att det är ditt ansvar att alltid hantera den informationen ansvarsfullt och med respekt och att du självklart inte får sprida någon information utanför vår organisation.

På Facebook finns ett diskussionsforum om hur vi använder medlemsregistret: CISV Swedens medlemsregistergrupp. Där kan du ställa frågor och diskutera för att få råd och tips om hur du bäst använder registrets funktioner.

Kontaktuppgifter – om barn/ungdomar saknar egen mejladress eller telefonnummer, lämna då tomt för de uppgifterna under barnet och lägg istället till målsmans kontaktuppgifter i fälten för Målsman 1 och Målsman 2. På så sätt blir det tydligt och enkelt att se vilka kontaktmöjligheter som finns när det ska göras utskick/skickas fakturor.

Registrera personnummer med tolv siffror. Systemet använder det som identifikation och det gör att vi bättre kan använda alla funktioner i systemet.

Det är viktigt att vara uppmärksam på att du jobbar i rätt period i registret!

I registret använder vi oss av grupper (som är indelade i olika grupptyper) och gruppkopplingar. Alla medlemmar tillhör minst en grupp, ofta flera olika. Grupperna används både för ett enkelt sätt att kommunicera och för fakturering. Du vet vilken lokalförening en medlem tillhör genom att se vilka grupper den tillhör. En medlem kan vara medlem i flera lokalföreningar samtidigt.

Om rutan "Övrigt" med plats för anteckningar. Tänk på att medlemmarnas information syns av alla som har behörighet till registret. En notering i "Övrigt" syns alltså även av andra lokalföreningar vilket är bra att tänka på eftersom det går att vara medlem i mer än en lokalförening. Var också försiktig med att radera information – den kan vara värdefull för någon annan!

Bekräfta medlemmarna i början av året
I början av varje år ska medlemmarnas person- och kontaktuppgifter bekräftas. Det gör du genom att gå igenom alla medlemmar i gruppen "medlemmar": klicka på den röda knappen "Bekräfta" på varje medlems rad, gör eventuella ändringar och klicka sedan på den gröna knappen "Bekräfta medlemmen”.

Alla medlemmar i gruppen måste vara bekräftade för att du ska kunna fakturera!

Välj rätt period
Det är viktigt att vara uppmärksam på att du jobbar i rätt period i registret!
Varje lokalförening har en egen period för varje år, t ex "2019 CISV Strängnäs". I den perioden finns din lokalförening alla medlemmar. En ny period skapas från kansliet inför varje kalenderår.

Nya medlemmar via hemsidan

När nya medlemmar har anmält sig via hemsidan hittar du dem så här i medlemsregistret:

Välj ”Formulär" i vänstermenyn.
Välj ”Inboxen” i den övre menyn.
Välj det formulär som du vill jobba med.
Under den svarta rubrikraden ser du en lista med de medlemmar som har fyllt i och skickat in en anmälan.
Klicka på knappen ”Hantera” längst ut till höger för en medlem i taget.
Du ser medlemmens anmälan på en egen sida. I den vänstra kolumnen ser du de nya uppgifterna. I höger kolumn ser du de uppgifter som redan finns i registret. Var uppmärksam på om de har ändrat/lagt till någon kontaktinformation i anmälningsformuläret: medlemsregistret kommer att uppdateras med den nya informationen! Det gäller även om de lämnat tomt i något fält (då raderas alltså den gamla informationen). Kolla särskilt t.ex. att det blir rätt med medlemmens e-postadress (ibland skriver de en målsmans e-postadress i det fältet).
När du är säker på att du har med den korrekta informationen klickar du på den gröna knappen ”Uppdatera” längst ned till vänster.
Nu får du upp en ny sida. Om du vill…
- … lägga till medlemmen direkt i en grupp (t ex nya medlemmar att lägga in i gruppen medlemmar):
  1. Välj din lokalförenings aktuella period.
  2. Välj den grupp som du vill lägga till medlemmen i.
  3. Väj rätt gruppkoppling för medlemmen: ”Deltagare”.
  4. Klicka på knappen ”Bekräfta och flytta till vald grupp”.
- … behålla medlemmen i kösystemet (t.ex. för att ta ut en excelfil med alla anmälda till en utbildning/ett läger):
  1. Klicka på den gröna knappen längst ned ”Uppdatera” (utan att fylla i något om period/grupp/gruppkoppling)

Grupper och gruppkopplingar

Varje medlem tillhör minst en grupp, ofta flera. Grupperna används både för ett enkelt sätt att kommunicera och för fakturering. Du vet vilken lokalförening en medlem tillhör genom att se vilka grupper den tillhör. En medlem kan vara medlem i flera lokalföreningar samtidigt.

Grupp för medlemmar och styrelsen
Den vanligaste gruppkopplingen är "Deltagare" i alla medlemsgrupper, men i gruppen Styrelse har ordförande, kassör, ledamot med flera en gruppkoppling som motsvarar deras funktion. Styrelseuppdragens gruppkopplingar är blåmarkerade i medlemsregistret.

Grupp för uppdrag i lokalföreningen
Alla medlemmar som har något uppdrag eller ansvarsområde (förutom styrelseuppdragen) lägger lokalföreningen in i lokalföreningens grupp "Uppdrag i lokalföreningen" med den gruppkoppling som motsvarar uppdraget. Gruppkopplingen för uppdragen är lilamarkerade i medlemsregistret och börjar med LF_ (LF=lokalförening) för att de ska vara lättare att hitta.

Grupp för varje delegation
Lokalföreningen lägger till grupper för sina delegationer. Välj grupptypen "Delegation" när du skapar gruppen. Gruppkopplingen för deltagarna ska vara "Deltagare" och för ledaren "Ledare". Om du i en delegation även vill lägga till andra personer, till exempel föräldrar med extra ansvar, ger du dem gruppkopplingen "Samordnare".

För att underlätta för överblicken vill vi att alla namnger de grupperna på samma sätt, till exempel så här:

Youth Meeting, Italien

Village, Storbritannien

om ni något år har två delegationer till samma program och land lägger ni till lokalföreningens namn också, till exempel:

Village, Tyskland Hamburg och

Village, Tyskland Darmstadt.

Skapa en ny grupp

Du kan skapa nya grupper (varje medlem kan finnas med i många olika grupper) till exempel för delegationer, anmälda till helgläger eller intresserade av att ansöka till internationella program.

Välj "Grupper" i vänstermenyn.
Välj din lokalförenings aktuella period.
Klicka på knappen uppe till höger "Lägg till grupp".
Ge gruppen ett namn.
Välj rätt grupptyp. (Max deltagare och StandardPlats kan du lämna tomt).
Markera rutan "Bekräftad" (en grupp måste vara bekräftad för att det ska vara möjligt att fakturera).
Klicka på den gröna rutan "Spara".

Lägga till medlemmar i en grupp

Klicka på "Medlemsgrupper" i vänstermenyn
Välj rätt period, "20XX CISV Lokalförening" högst upp på sidan
Välj sedan aktuell grupp, t ex "CISV Lokalförening medlemmar".
Nu ser du alla medlemmar i gruppen i listan.
Ovanför tabellen på höger sida finns knappen "Lägg till medlem". Klicka på den.
Fyll i namnet på personen du vill lägga till och klicka på rätt resultat som dyker upp.
På nästa sida, välj gruppkoppling "Deltagare" innan du trycker "Spara".
Klart – nu finns medlemmen med i gruppen.

Ta bort en medlem från en grupp

Klicka på "Medlemsgrupper" i vänstermenyn
Välj rätt period, "20XX CISV Lokalförening" högst upp på sidan
Välj sedan aktuell grupp, t ex "CISV Lokalförening medlemmar".
Nu ser du alla medlemmar i gruppen i listan. Sök fram den medlem som du vill ta bort.
Klicka på knappen "Ändra" längst ut till höger på medlemmens rad.
Medlemmens "kort" öppnas. Klicka på den röda knappen "Ta bort från grupp". Om medlemmen har en obetald faktura kommer den automatiskt att krediteras när du klickar på den röda knappen.
Klart – nu har gruppen en medlem färre.

Programadministration i medlemsregistret

Skapa grupper för lokalföreningens delegationer

Välj ”Grupper” i vänstermenyn.
Välj din lokalförenings period: ”20XX CISV Lokalförening”.
Klicka på knappen uppe till höger ”Lägg till grupp”.
Namnge gruppen med programmet och landet (och ev ort).
Välj grupptyp ”Delegation” och markera rutan ”Bekräftad”.
Klicka på den gröna knappen längst ned ”Spara”.

Lägg till medlemmar i gruppen

Välj ”Medlemsgrupper” i vänstermenyn.
Välj din lokalförenings period: ”20XX CISV Lokalförening”.
Välj grupptyp ”Delegation”.
Välj aktuell grupp.
Klicka på knappen uppe till höger ”Lägg till medlem”.
Sök fram en medlem i taget genom att skriva in hela eller delar av namnet i sökrutan. Välj rätt medlem i listan genom att klicka på den. Nu får du upp en ny sida med rubriken "Välj medlem att koppla till gruppen"
Välj rätt gruppkoppling för respektive person: ”Deltagare", ”Ledare" eller "Samordnare”.
Klicka på den gröna knappen "Spara" längst ned.

Göra ett utskick via e-post

För att göra ett mejlutskick till en grupp gör du enklast så här:

”Medlemsgrupper” i vänstermenyn → välj en medlemsgrupp → "Utskick” i toppmenyn,

Här kan du skicka ett mejl till en specifik grupp.

Om en medlem aktivt vill gå ur föreningen

En person som aktivt väljer att gå ur föreningen vill antagligen inte fortsätta få information från oss och genom att radera medlemmen i personregistret försäkrar vi oss om att hen inte av misstag kommer med i framtida utskick.

Skicka ett meddelande till secretary@cisv.se om att du vill ta bort medlemmen. När en medlem har tagits bort sparas inte historik om den medlemmen i registret (men räknas med anonymt i statistik).

Statsbidrag för ungdomsorganisationer

CISV Sweden ansöker varje om statsbidrag för ungdomsorganisationer hos MUCF (Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor). Ett viktigt underlag för den ansökan är lokalföreningarnas medlemsregister. Alla medlemmar ska finnas med i medlemsregistret med kompletta uppgifter, men endast ungdomsmedlemmarna är bidragsgrundande: d v s medlemmar i åldrarna 6-25 år.

Varje lokalförening måste ha minst 60% ungdomsmedlemmar för att de ska få räknas med i underlaget. Dessutom måste lokalföreningarna sammanlagt ha minst 1 000 ungdomsmedlemmar, för att CISV Sweden ska kvalificera sig för statsbidrag för ungdomsorganisationer.

Den som är medlemsregisteransvarig i lokalföreningen håller medlemsregistret aktuellt löpande under året. Varje enskild medlem måste varje kalenderår bekräfta att han/hon vill vara medlem i föreningen; antingen genom att betala en medlemsavgift eller intyga det skriftligt eller elektroniskt.

Underlaget, det vill säga inbetalningen eller den skriftliga ansökan måste sparas av lokalföreningen.

Alla medlemmar som antingen betalat in medlemsavgift eller skrivit under en ansökan om medlemskap under aktuellt kalenderår ska finnas med.

Alla CISVs medlemmar ska registreras i sin lokalförenings medlemsregister och enligt reglerna för statsbidrag för ungdomsorganisationer är de här uppgifterna obligatoriska: namn, adress, födelseår, kön, datum för inbetalning av medlemsavgift eller ansökan om medlemskap samt vilken lokalavdelning som medlemmen är ansluten till.

Medlem är en person som antingen betalar sin medlemsavgift under samma kalenderår som medlemskapet gäller eller har skrivit under en daterad ansökan om medlemskap (om din lokalförening erbjuder gratis medlemskap).