Medlemsregister

Programadministration

Medlemsregistret finns på www.sportadmin.se där du loggar in med ditt användarnamn och lösenord (som är minst åtta tecken och består av både bokstäver och siffror).

Tänk på att när du är inloggad i registret ser du alla medlemmars uppgifter och att det är ditt ansvar att alltid hantera den informationen ansvarsfullt och med respekt och att du självklart inte får sprida någon information utanför vår organisation.

Välj rätt period

Det är viktigt att vara uppmärksam på att du jobbar i rätt period i registret!

Varje lokalförening har en egen period för varje år, liksom att CISV Sweden har en period för varje år. När du jobbar med din kommittés programadministration jobbar du alltid i CISV Swedens perioder och vilket år som är aktuellt styrs av det år som deltagaren deltar i ett internationellt program.

Exempel: En enskild deltagare på ett internationellt program 2019 ska finnas i en grupp i perioden "2019 CISV Sweden".

Grupper och gruppkopplingar

I registret använder vi oss av grupper (som är indelade i olika grupptyper) och gruppkopplingar. Alla medlemmar tillhör minst en grupp, ofta flera olika. Grupperna används både för ett enkelt sätt att kommunicera och för fakturering. Du vet vilken lokalförening en medlem tillhör genom att se vilka grupper hen tillhör. En medlem kan vara medlem i flera lokalföreningar samtidigt.

Exempel: Youth Meeting-deltagare som deltar i ett läger 2019 lägger ni till i gruppen "Youth Meeting-deltagare" (grupptypen är "Enskilda deltagare") i perioden "2019 CISV Sweden". Deltagarnas gruppkoppling ska vara "Deltagare".

Bekräfta medlemmarna i början av året

I början av varje år ska medlemmarnas person- och kontaktuppgifter bekräftas. Det gör du genom att gå igenom alla medlemmar i gruppen "medlemmar": klicka på den röda knappen "Bekräfta" på varje medlems rad, gör eventuella ändringar och klicka sedan på den gröna knappen "Bekräfta medlemmen”. Bekräfta också gruppen.

Både gruppen och alla medlemmar i gruppen måste vara bekräftade för att du ska kunna fakturera!

Lägg till enskilda deltagare i en grupp

Välj rätt period, alltså CISV Sweden och det år då deltagaren deltar i ett internationellt program.

Exempel: "2019 CISV Sweden".

Välj vänstermenyns ”Medlemsgrupper”
Grupptyp: Enskilda deltagare
Grupp: välj aktuell grupp.

Klicka på knappen ”Lägg till medlem” och sök på deltagarens namn. Klicka på medlemmen.
Gruppkoppling: Välj Deltagare.

Spara.

När deltagarna är tillagda i gruppen, trycker du på "Ändra" längst till höger på personens rad. I fältet "Noteringar" lägger du till information om vilket program hen deltar i: programkod och land.

Om samma land har två olika läger lägger du till orten också.

Exempel: ”V-2019-003 Brasilien” eller ”V-2019-003 Brasilien, Belo Horizonte”.

Fakturering

Välj Fakturering i vänstermenyn.

Använd alltid funktionen gruppfaktura. Innan du fakturerar en grupp första gången behöver du först göra några inställningar.

Välj Inställningar i den övre menyn.

  1. Välj Fakturatexter. Välj aktuell period och kontrollera och ändra eventuellt din/dina fakturatexter.
  2. Välj Gruppkostnader. Välj aktuell period och kontrollera och ändra eventuellt din/dina gruppkostnader, eller lägg till en ny gruppkostnad.
  3. Välj Koppla fakturatexter. Koppla rätt text till respektive grupp genom att klicka på knappen "Ändra" längst ute till höger. Välj text och klicka på den gröna knappen "Uppdatera" längst ned.

Gruppfaktura

Skapa gruppfaktura för deltagaravgifter (kostnadstyp "CISV Sweden - Deltagaravgifter")

  • Välj Fakturering i den övre menyn.
  • Välj Skapa gruppfakturor.
  • Välj aktuell period. Nu får du upp en lista med dina grupper.

Fakturarad: skriv här vad som ska stå på fakturan, t ex ”Deltagaravgift” och för vilket program.

Hantera och behandla fakturor

Hantera fakturor

De fem sista siffrorna i OCR-numret är fakturanumret.

Behandla fakturor

  • Välj status "Obehandlad" (skapad men inte skickad). Det går att söka på t ex namn.
  • Mejla Urvalet.

Du kan se hur fakturan kommer att se ut genom att klicka på PDF längst till höger om medlemmens namn.

Kreditera en faktura

Om någon inte ska betala en faktura behöver den tas bort ur systemet genom att kreditera den. Kreditfakturor behöver inte mejlas till medlemmen.

  • Välj Fakturering i vänstermenyn.
  • Välj Behandla fakturor i den övre menyn.
  • Välj rätt typ (”Grupp”), rätt period och välj status: ”Obetald”.

I listan du får upp letar du upp fakturan:

  • klicka på knappen ”Ändra” på raden längst till höger.

Nu får du upp en ny sida med information om fakturan:

  • klicka på knappen ”Kreditera fakturan” i högerkolumnen.

Nu får du upp en ny sida:

  • bekräfta genom att klicka på den röda knappen ”Kreditera fakturan" längst ned.

Kreditera en betald faktura och återbetala

En redan betald faktura går inte att återbetala via medlemsregistret. Be kassören treasurer@cisv.se att göra återbetalningen till deltagaren. Notera på fakturan i medlemsregistret att den är krediterad och skriv i deltagargruppen att deltagaren har lämnat tillbaka sin plats.

Skapa listor som excelfiler

Vill du ha all information om medlemmarna i en grupp samlad i en excelfil?

Du tar enkelt ut en lista genom att exportera till Excel.

Välj vänstermenyns ”Medlemsgrupper”
Grupptyp: Enskilda deltagare
Grupp: välj aktuell grupp.

Klicka på "Exportera" bredvid Excelsymbolen uppe till höger ovanför listan med medlemmarna och följ instruktionerna.

Kontakt

Hör gärna av dig med frågor till Karin Ploen på adressen secretary@se.cisv.org eller via telefon 070 538 55 44.

Sitemap
CloseClose

Sök