Medlemsregister

Programadministration

Medlemsregistret finns på www.sportadmin.se där du loggar in med ditt användarnamn och lösenord (som är minst åtta tecken och består av både bokstäver och siffror).

Tänk på att när du är inloggad i registret ser du alla medlemmars uppgifter och att det är ditt ansvar att alltid hantera den informationen ansvarsfullt och med respekt och att du självklart inte får sprida någon information utanför vår organisation.

Välj rätt period

Det är viktigt att vara uppmärksam på att du jobbar i rätt period i registret!

Varje lokalförening har en egen period för varje år, liksom att CISV Sweden har en period för varje år. När du jobbar med din kommittés programadministration jobbar du alltid i CISV Swedens perioder och vilket år som är aktuellt styrs av det år som deltagaren deltar i ett internationellt program.

Exempel: En individuell deltagare på ett internationellt program 2021 ska finnas i en grupp i perioden "2021 CISV Sweden".

Grupper och gruppkopplingar

I registret använder vi oss av grupper (som är indelade i olika grupptyper) och gruppkopplingar. Alla medlemmar tillhör minst en grupp, ofta flera olika. Grupperna används både för ett enkelt sätt att kommunicera och för fakturering. Du vet vilken lokalförening en medlem tillhör genom att se vilka grupper hen tillhör. En medlem kan vara medlem i flera lokalföreningar samtidigt.

Exempel: Youth Meeting-deltagare som deltar i ett läger 2019 lägger ni till i gruppen "Youth Meeting-deltagare" (grupptypen är "Individuella deltagare") i perioden "2019 CISV Sweden". Deltagarnas gruppkoppling ska vara "Deltagare".

Bekräfta medlemmarna i början av året

I början av varje år ska medlemmarnas person- och kontaktuppgifter bekräftas. Det gör du genom att gå igenom alla medlemmar i gruppen "medlemmar": klicka på den röda knappen "Bekräfta" på varje medlems rad, gör eventuella ändringar och klicka sedan på den gröna knappen "Bekräfta medlemmen”. Bekräfta också gruppen.

Både gruppen och alla medlemmar i gruppen måste vara bekräftade för att du ska kunna fakturera!

Lägg till individuella deltagare i en grupp

Välj rätt period, alltså CISV Sweden och det år då deltagaren deltar i ett internationellt program.

Exempel: "2021 CISV Sweden".

Välj vänstermenyns ”Medlemsgrupper”
Grupptyp: Individuella deltagare
Grupp: välj aktuell grupp.

Klicka på knappen ”Lägg till medlem” och sök på deltagarens namn. Klicka på medlemmen.
Gruppkoppling: Välj Deltagare.

Spara.

När deltagarna är tillagda i gruppen, trycker du på "Ändra" längst till höger på personens rad. I fältet "Noteringar" lägger du till information om vilket program hen deltar i: programkod och land.

Om samma land har två olika läger lägger du till orten också.

Exempel: ”V-2021-003 Brasilien” eller ”V-2021-003 Brasilien, Belo Horizonte”.

Fakturering

Välj Fakturering i vänstermenyn.

Använd alltid funktionen gruppfaktura. Innan du fakturerar en grupp första gången behöver du först göra några inställningar.

Välj Inställningar i den övre menyn.

Välj Fakturatexter. Välj aktuell period och kontrollera och ändra eventuellt din/dina fakturatexter.
Välj Koppla fakturatexter. Koppla rätt text till respektive grupp genom att klicka på knappen "Ändra" längst ute till höger. Välj text och klicka på den gröna knappen "Uppdatera" längst ned.

Välj sedan Betalinställningar i vänstermenyn.

Du får upp en lista med olika gruppkostnader för din period.

Här kan du ändra genom att klicka på knappen "Ändra" längst ute till höger på respektive rad.
Ändra beloppet och klicka på den gröna knappen "Uppdatera" längst ned.

Gruppfaktura

Skapa gruppfaktura för deltagaravgifter (kostnadstyp "CISV Sweden - Deltagaravgifter")

Välj Fakturering i den övre menyn.
Välj Skapa gruppfakturor.
Välj aktuell period. Nu får du upp en lista med dina grupper.

Fakturarad: skriv här vad som ska stå på fakturan, t ex ”Deltagaravgift” och för vilket program.

Kreditera en betald faktura och återbetala

En redan betald faktura går inte att återbetala via medlemsregistret.

Be kassören treasurer@cisv.se att göra återbetalningen till deltagaren.

Välj Medlemsgrupper i vänstermenyn.
Välj aktuell grupp.
Klicka på knappen ”Ändra” längst till höger för aktuell medlem.

Nu får du upp en ny sida med information om medlemmens koppling till gruppen:

Skriv i rutan "Noteringar": datum och belopp. T ex: "Y-2022-0XX inställt. 1 600 kr återbetalat 211130".
Bekräfta genom att klicka på den gröna knappen ”Uppdatera" längst ned.

Skapa listor som excelfiler

Vill du ha all information om medlemmarna i en grupp samlad i en excelfil?

Du tar enkelt ut en lista genom att exportera till Excel.