Viktiga datum och rutiner

CISVs verksamhet bygger på samarbete mellan lokalföreningar i hela världen. Det ställer stora krav på samordning och framförhållning för att allt ska fungera så bra som möjligt. För att underlätta för er lokalförening hittar ni här vad ni behöver göra efter ert årsmöte och löpande under året. Framförallt hittar ni här en lista månad för månad, med datum för när olika saker senast behöver göras.

Längst ned finns också en sammanställning med länkar till CISV Internationals viktiga dokument om de internationella programmen.

Efter lokalföreningens årsmöte och löpande under året

Viktiga datum i CISV
När	Vad
efter ert årsmöte	Lägg till de här dokumenten i CISV Swedens gemensamma drive, i din lokalförenings mapp: - verksamhetsberättelse för föregående år - årsredovisning för föregående år - signerat protokoll från det senaste årsmötet - verksamhetsplan för innevarande år Kolla också att ni har er senaste version i Lokalföreningarnas aktuella stadgar.
löpande	Uppdatera lokalföreningens mejladresser (länk till instruktioner). I Google Workspace sköter varje lokalförening/grupp uppdateringen på egen hand, men ni kan alltid kontakta address@cisv.se om ni behöver hjälp.
löpande	Uppdatera medlemsregistret med de nya uppgifterna i grupperna för både styrelsen och uppdragen. Läs mer om det på hemsidans Verktyg under Medlemsregister.
löpande	Lokalföreningens ordförande meddelar kansliet vem som är lokalföreningens ansvariga så att kansliet kan uppdatera myCISV med aktuella roller. Här finns en lista: Roller i myCISV. Kopiera listan, fyll i den och mejla till secretary@cisv.se.
löpande	Medlemsregisteransvarig skapar grupper i medlemsregistret för lokalföreningens delegationer och aviserar deltagaravgiften för internationella program. myCISV Chapter Coordinator lägger till deltagarna i lokalföreningens delegationer på respektive program i myCISV.
Ca 10 gånger/år	Skicka bidrag till (bild och text) till secretary@cisv.se till CISV Swedens interna nyhetsbrev till aktiva medlemmar med ett uppdrag i en lokalförening eller en nationell kommitté.
4 gånger/år	Skicka bidrag till (bild och text) till secretary@cisv.se till CISV Swedens generella nyhetsbrev som riktar sig till den som är medlem, deltagare, ledare, förälder eller bara intresserad av CISV.

Januari

Viktiga datum i CISV
När	Vad
	Medlemsregisteransvariga/kassörer uppdaterar de nya grupperna för året, bekräftar och aviserar om medlemsavgifter. Här hittar du instruktioner för medlemsregistret: SportAdmin Kansliservice.
	Utse era representanter till juniorernas årsmöte och till CISV Swedens årsmöte.
	Skicka motioner till CISV Swedens årsmöte senast sex veckor före ordinarie årsmöte.
15 januari	Sista dag för kansliet att svara IO om vi tackar ja eller nej till inbjudningar i Round 1 till årets internationella program (sommar- och vinterprogram), samt till inbjudningar i Round 2 till årets internationella vårprogram.
15 januari	Sista dag för kansliet att meddela IO att vi tackar nej till en vårdelegation som vi tidigare tackat ja till, utan avgift. Från och med 16 januari är avgiften 100% av deltagaravgiften.
15 januari	Sista dag för kansliet att meddela IO om att en lokalförening vill ändra datum för något av årets internationella program, till låg avgift. Från och med 16 januari höjs den och då gäller den högsta avgiften för datumändring av vår- och sommarprogram.
15 januari	Sista dag för kansliet att meddela IO om att en arrangerande lokalförening vill ställa in något av årets internationella program, till medelhög avgift. Från och med 16 januari gäller nästa avgiftsnivå, som är den högsta avgiften för att ställa in vår- och sommarprogram.
16 januari	"Guaranteed host fees": en lokalförening som arrangerar ett internationellt vårprogram är garanterad att få del av deltagaravgifterna för minst det antal delegationer eller individuella deltagare som har tackat ja den 16 januari. Om det tillkommer fler delegationer efter det datumet, får den arrangerande lokalföreningen del av även den deltagaravgiften. Undantag: om någon tackar nej på grund av force majeure uteblir den deltagaravgiften.
23 januari	IO meddelar kansliet inbjudningar i Round 3 till årets internationella vårprogram.
31 januari	Sista dag för kansliet att svara IO om vi tackar ja eller nej till inbjudningar i Round 3 till årets internationella vårprogram.

Februari

Viktiga datum i CISV
När	Vad
	Påminn era ledare och deltagare att anmäla sig till de Impact-tillfällen (PreImpact och PostImpact) som de ska delta i. Se hemsidans Kalendarium för datum och plats.
1 februari	IO meddelar kansliet inbjudningar i Round 4 till årets internationella vårprogram.
1 februari	Gör Pre Camp 2 färdigt i myCISV, inför vårens internationella program som din lokalförening arrangerar, senast 1 februari. Pre Camp Help Notes.
8 februari	IO meddelar kansliet inbjudningar i Round 2 till årets internationella program (sommar- och vinterprogram).
28/29 februari	Sista dag för kansliet att svara IO om vi tackar ja eller nej till inbjudningar i Round 2 till årets internationella program (sommar- och vinterprogram).
28/29 februari	Sista dag för kansliet att meddela IO att vi tackar nej till en sommardelegation som vi tidigare tackat ja till, utan avgift. Från och med 1 mars är avgiften 50% av deltagaravgiften och från och med 1 april 100%.

Mars

Viktiga datum i CISV
När	Vad
	Delta i CISV Swedens årsmöte.
	Organisera er resa till Lisebergsdagen i april. För frågor, kontakta liseberg@cisv.se
1 mars	Gör Pre Camp 1 färdigt i myCISV, inför sommarens internationella program som din lokalförening arrangerar, senast 1 mars. Pre Camp Help Notes.
8 mars	IO meddelar kansliet inbjudningar i Round 3 till årets internationella program (sommar- och vinterprogram).
mitten/slutet av mars	Fyll i listan med namn och kontaktuppgifter för era jourpersoner under påskledighet (kansliet skapar listan och informerar).
31 mars	Sista dag för kansliet att meddela IO att vi tackar nej till en sommardelegation som vi tidigare tackat ja till, för 50% av deltagaravgiften. Från och med 1 april är avgiften 100% av deltagaravgiften.
31 mars	Sista dag för kansliet att svara IO om vi tackar ja eller nej till inbjudningar i Round 3 till årets internationella program (sommar- och vinterprogram).

April

Viktiga datum i CISV
När	Vad
	CISV på Liseberg, när Liseberg öppnar för säsongen.
1 april	Gör Pre Camp 2 färdigt i myCISV, inför sommarens internationella program som din lokalförening arrangerar, senast 1 april. Pre Camp Help Notes.
1 april	"Guaranteed host fees": en lokalförening som arrangerar ett internationellt sommarprogram är garanterad att få del av deltagaravgifterna för minst det antal delegationer eller individuella deltagare som har tackat ja den 1 april. Om det tillkommer fler delegationer efter det datumet, får den arrangerande lokalföreningen del av även den deltagaravgiften. Undantag: om någon tackar nej på grund av force majeure uteblir den deltagaravgiften.
8 april	IO meddelar kansliet inbjudningar i Round 4 till årets internationella program (sommar- och vinterprogram).

Maj

Viktiga datum i CISV
När	Vad
31 maj	Svara till kansliet om info om internationella program som lokalföreningen arrangerar under nästa år och önskemål om delegationer inför nästa år.
31 maj	Sista dag att bekräfta/meddela kansliet om den långsiktiga programplaneringen.

Juni

Viktiga datum i CISV
När	Vad
	Fyll i listan med namn och kontaktuppgifter för era jourpersoner under sommaren (lista kommer i maj månads nyhetsbrev).

Juli

Viktiga datum i CISV
När	Vad
15 juli	Sista dag för kansliet att meddela IO om att en arrangerande lokalförening vill ställa in ett internationellt program under nästa år, utan avgift. Från och med 16 juli gäller avgiftsnivå 1.
31 juli	Sista dag för kansliet att meddela IO om att en lokalförening vill ändra datum för ett av årets internationella vinterprogram, till avgiftsnivå 2. Från och med 1 augusti gäller den högsta avgiften för vinterprogram, nivå 3.
31 juli	Sista dag för kansliet att meddela IO om att en lokalförening vill ställa in ett av årets vinterprogram, till avgiftsnivå 3. Från och med 1 augusti gäller den högsta avgiften för att ställa in årets vinterprogram, nivå 4.

Augusti

Viktiga datum i CISV
När	Vad
	CISV International arrangerar Global Conference (GloCo) vart tredje år.
31 augusti	Sista dag för kansliet att meddela IO att vi tackar nej till en vinterdelegation som vi tidigare tackat ja till, utan avgift. Från och med 1 september är avgiften 50% av deltagaravgiften och från och med 1 oktober 100%.

September

Viktiga datum i CISV
När	Vad
	Utse era representanter till CISV Swedens höstmöte och juniorernas inspirationsmöte.
	Nominera ledamöter till nationella kommittéer inför det extra årsmötet som hålls på CISV Swedens höstmöte i oktober.
	Nominera nationella juniorrepresentanter (NJR) och nationella styrelsejuniorer (SJR) inför juniorernas inspirationsmöte.
1 september	Gör Pre Camp 1 färdigt i myCISV, inför vinterns internationella program som din lokalförening arrangerar, senast 1 september. Pre Camp Help Notes.
30 september	Sista dag för kansliet att meddela IO att vi tackar nej till en vinterdelegation som vi tidigare tackat ja till, för 50% av deltagaravgiften. Från och med 1 oktober är avgiften 100% av deltagaravgiften.

Oktober

Viktiga datum i CISV
När	Vad
	Delta på CISV Swedens höstmöte.
1 oktober	Gör Pre Camp 2 färdigt i myCISV, inför vinterns internationella program som din lokalförening arrangerar, senast 1 oktober. Pre Camp Help Notes.
1 oktober	"Guaranteed host fees": en lokalförening som arrangerar ett internationellt vinterprogram är garanterad att få del av deltagaravgifterna för minst det antal delegationer eller individuella deltagare som har tackat ja den 1 oktober. Om det tillkommer fler delegationer efter det datumet, får den arrangerande lokalföreningen del av även den deltagaravgiften. Undantag: om någon tackar nej på grund av force majeure uteblir den deltagaravgiften.
ca 10 oktober	Kansliet meddelar den första tilldelningen (Round 1) av delegationer till internationella program inför nästa år.

November

Viktiga datum i CISV
När	Vad
15 november	Sista dag för kansliet att meddela IO om att en lokalförening vill ändra datum för ett internationellt programunder nästa år, utan avgift. För datumändringar från och med 16 november blir det en avgift för alla program och från och med 16 januari är det en högre avgift.
30 november	Sista dag för lokalföreningar att meddela kansliet vilka inbjudningar till internationella program nästa år som de tackar ja (eller nej) till.
30 november	Sista dag för kansliet att meddela IO om att en arrangerande lokalförening vill ställa in ett internationellt program under nästa år, till avgiftsnivå 1. Från och med 1 december höjs avgiften.

December

Viktiga datum i CISV
När	Vad
	Medlemsregisteransvariga ser till att uppgifterna i årets medlemsregister är korrekta och aktuella.
1 december	Gör Pre Camp 1 färdigt i myCISV, inför vårens internationella program som din lokalförening arrangerar, senast 1 december. Pre Camp Help Notes.
1 december	Sista dag för kansliet att svara IO om vi tackar ja eller nej till inbjudningar i Round 1 till nästa års internationella vårprogram.
15 december	IO meddelar kansliet inbjudningar i Round 2 till nästa års internationella vårprogram.
15 december	Fyll i listan med namn och kontaktuppgifter för era jourpersoner under december–januari (kansliet skapar listan och informerar).

Förtydliganden

CISV International Office = IO. Vid de deadlines som innehåller att "kansliet meddelar IO" innebär det att lokalföreningen behöver meddela kansliet med god marginal så att vi hinner meddela IO i tid. Om en deadline är på en söndag behöver lokalföreningen meddela kansliet senast på torsdagen före.

Viktig info om CISVs internationella program

Det är viktigt att alla lokalföreningar som arrangerar program eller deltar i program läser igenom de här dokumenten. Hämta alltid den senaste versionen, så att du har aktuell information!