Viktiga datum och rutiner

CISVs verksamhet bygger på samarbete mellan lokalföreningar i hela världen. Det ställer stora krav på samordning och framförhållning för att allt ska fungera så bra som möjligt. För att underlätta för er lokalförening hittar ni här vad ni behöver göra efter ert årsmöte, löpande under året och en lista månad för månad, med datum för när olika saker senast behöver göras.

Viktig info om CISVs internationella program 2023

Under och efter pandemin har rutiner och deadlines ändrats flera gånger, både i CISV Sweden och i CISV International. Här hittar du info om regler och rutiner gäller för de internationella programmen i år: Guidance for 2023 programmes and events. Det är viktigt att alla lokalföreningar som arrangerar program eller deltar i program läser igenom de här dokumenten. Hämta alltid den senaste versionen, så att du har aktuell information!

Efter lokalföreningens årsmöte och löpande under året

Viktiga datum i CISV
När	Vad
efter ert årsmöte	Lägg till de här dokumenten i CISV Swedens gemensamma drive, i din lokalförenings mapp: - verksamhetsberättelse för föregående år - årsredovisning för föregående år - signerat protokoll från det senaste årsmötet - verksamhetsplan för innevarande år Kolla också att ni har er senaste version i Lokalföreningarnas aktuella stadgar.
löpande	Uppdatera lokalföreningens mejladresser (länk till instruktioner). I Google Workspace sköter varje lokalförening/grupp uppdateringen på egen hand, men ni kan alltid kontakta address@cisv.se om ni behöver hjälp.
löpande	Uppdatera medlemsregistret med de nya uppgifterna i grupperna för både styrelsen och uppdragen. Läs mer om det på hemsidans Verktyg under Medlemsregister.
löpande	Meddela till secretary@cisv.se vem som är lokalföreningens ansvariga så att kansliet kan uppdatera myCISV med lokalföreningens olika roller. Här finns en mall för roller i myCISV att använda.
löpande	Medlemsregisteransvarig skapar grupper i medlemsregistret för lokalföreningens delegationer och aviserar deltagaravgiften för internationella program. myCISV Chapter Coordinator lägger till deltagarna i lokalföreningens delegationer på respektive program i myCISV.
Ca 10 gånger/år	Skicka bidrag till (bild och text) till secretary@cisv.se till CISV Swedens interna nyhetsbrev till aktiva medlemmar med ett uppdrag i en lokalförening eller en nationell kommitté.
4 gånger/år	Skicka bidrag till (bild och text) till secretary@cisv.se till CISV Swedens generella nyhetsbrev som riktar sig till den som är medlem, deltagare, ledare, förälder eller bara intresserad av CISV.

Januari

Viktiga datum i CISV
När	Vad
	Medlemsregisteransvariga/kassörer uppdaterar de nya grupperna för året, bekräftar och aviserar om medlemsavgifter. Här finns info om medlemsregistret och om ekonomifunktioner i registret.
	Utse era representanter till juniorernas årsmöte och till CISV Swedens årsmöte.
	Skicka motioner till CISV Swedens årsmöte senast sex veckor före ordinarie årsmöte.
15 januari	Sista dag för kansliet att svara IO om vi tackar ja eller nej till inbjudningar i Round 1 till årets internationella program (sommar- och vinterprogram), samt till inbjudningar i Round 2 till årets internationella vårprogram.
15 januari	Sista dag för kansliet att meddela IO att vi tackar nej till en vårdelegation som vi tidigare tackat ja till, utan avgift. Från och med 16 januari är avgiften 100% av deltagaravgiften.
15 januari	Sista dag för kansliet att meddela IO att en lokalförening vill ändra datum eller ställa in ett vår- eller sommarprogam, till medelhög avgift. Från och med 16 januari gäller den högsta avgiften.
15 januari	Sista dag för kansliet att meddela IO att en lokalförening vill ändra datum för ett vinterprogam, till den lägre avgiften. Från och med 16 januari gäller den medelhöga avgiften.
15 januari	Sista dag för kansliet att meddela IO att en lokalförening vill ställa in ett vinterprogam, till avgiftsnivå 2. Från och med 16 januari gäller avgiftsnivå 3.
23 januari	IO meddelar kansliet inbjudningar i Round 3 till årets internationella vårprogram.
31 januari	Sista dag för kansliet att svara IO om vi tackar ja eller nej till inbjudningar i Round 3 till årets internationella vårprogram.
16 januari	En lokalförening som arrangerar ett internationellt vårprogram är garanterad att få del av deltagaravgifterna för det det antal delegationer eller individuella deltagare som har tackat ja den 16 januari. Om någon tackar nej senare på grund av force majeure uteblir den deltagaravgiften. Men, om någon annan därefter tackar ja får den arrangerande lokalföreningen del av även den deltagaravgiften.

Februari

Viktiga datum i CISV
När	Vad
	Påminn era ledare och deltagare att anmäla sig till de Impact-tillfällen (PreImpact och PostImpact) som de ska delta i. Se hemsidans Kalendarium för datum och plats.
1 februari	IO meddelar kansliet inbjudningar i Round 4 till årets internationella vårprogram.
1 februari	Gör Pre Camp 1 färdigt i myCISV, inför vårens internationella program som din lokalförening arrangerar, senast 1 februari. Pre Camp Help Notes.
8 februari	IO meddelar kansliet inbjudningar i Round 2 till årets internationella program (sommar- och vinterprogram).
20 februari	Sista dag att svara på enkät om långsiktig programplanering till kansliet.
28 februari	Sista dag för kansliet att svara IO om vi tackar ja eller nej till inbjudningar i Round 2 till årets internationella program (sommar- och vinterprogram).
28 februari	Sista dag för kansliet att meddela IO att vi tackar nej till en sommardelegation som vi tidigare tackat ja till, utan avgift. Från och med 1 mars är avgiften 50% av deltagaravgiften och från och med 1 april 100%.
28 februari	Sista dag för lokalföreningens Risk Manager att svara på frågeformulär om RAG-rating.

Mars

Viktiga datum i CISV
När	Vad
	Delta i CISV Swedens årsmöte.
	Organisera er resa till Lisebergsdagen i april. För frågor, kontakta liseberg@cisv.se
1 mars	Gör Pre Camp 2 färdigt i myCISV, inför vårens internationella program som din lokalförening arrangerar, senast 1 mars. Pre Camp Help Notes.
1 mars	Gör Pre Camp 1 färdigt i myCISV, inför sommarens internationella program som din lokalförening arrangerar, senast 1 mars. Pre Camp Help Notes.
8 mars	IO meddelar kansliet inbjudningar i Round 3 till årets internationella program (sommar- och vinterprogram).
15 mars	Lokalföreningar som inte gjorde klart RAG-rating-processen 2022 (Halmstad) ska få klartecken från CISV International att lägga upp Pre camp 1 och boka biljetter inför sommarens läger.
mitten/slutet av mars	Fyll i listan med namn och kontaktuppgifter för era jourpersoner under påskledighet (kansliet skapar listan och informerar).
31 mars	CISV International ska senast ha rapporterat tillbaka resultatet av RAG-rating-processen till alla lokalföreningar.
31 mars	Sista dag för kansliet att meddela IO att vi tackar nej till en sommardelegation som vi tidigare tackat ja till, för 50% av deltagaravgiften. Från och med 1 april är avgiften 100% av deltagaravgiften.
31 mars	Sista dag för kansliet att svara IO om vi tackar ja eller nej till inbjudningar i Round 3 till årets internationella program (sommar- och vinterprogram).
31 mars	En lokalförening som arrangerar ett internationellt sommarprogram är garanterad att få del av deltagaravgifterna för det det antal delegationer eller individuella deltagare som har tackat ja den 31 mars. Om någon tackar nej senare på grund av force majeure uteblir den deltagaravgiften. Men, om någon annan därefter tackar ja får den arrangerande lokalföreningen del av även den deltagaravgiften.

April

Viktiga datum i CISV
När	Vad
	CISV på Liseberg, när Liseberg öppnar för säsongen.
1 april	Gör Pre Camp 2 färdigt i myCISV, inför sommarens internationella program som din lokalförening arrangerar, senast 1 april. Pre Camp Help Notes.
8 april	IO meddelar kansliet inbjudningar i Round 4 till årets internationella program (sommar- och vinterprogram).

Maj

Viktiga datum i CISV
När	Vad

Juni

Viktiga datum i CISV
När	Vad
	Fyll i listan med namn och kontaktuppgifter för era jourpersoner under sommaren (lista kommer i maj månads nyhetsbrev).

Juli

Viktiga datum i CISV
När	Vad
31 juli	Sista dag för kansliet att meddela IO att en lokalförening vill ställa in ett vinterprogram, till avgiftsnivå 3. Från och med 1 augusti gäller den högsta avgiftsnivån, nivå 4.

Augusti

Viktiga datum i CISV
När	Vad
	CISV International arrangerar Global Conference (GloCo) vart tredje år.

September

Viktiga datum i CISV
När	Vad
	Utse era representanter till CISV Swedens höstmöte och juniorernas inspirationsmöte.
	Nominera ledamöter till nationella kommittéer inför det extra årsmötet som hålls på CISV Swedens höstmöte i oktober.
	Nominera nationella juniorrepresentanter (NJR) och nationella styrelsejuniorer (SJR) inför juniorernas inspirationsmöte.
1 september	Gör Pre Camp 1 färdigt i myCISV, inför vinterns internationella program som din lokalförening arrangerar, senast 1 september. Pre Camp Help Notes.
ca 10 september	Kansliet meddelar den första tilldelningen (Round 1) av delegationer till internationella program inför nästa år. OBS! Under och efter pandemin har Round 1 senarelagts: 2022 kom beskedet i början av november.
30 september	En lokalförening som arrangerar ett internationellt vinterprogram är garanterad att få del av deltagaravgifterna för det det antal delegationer eller individuella deltagare som har tackat ja den 30 september. Om någon tackar nej senare på grund av force majeure uteblir den deltagaravgiften. Men, om någon annan därefter tackar ja får den arrangerande lokalföreningen del av även den deltagaravgiften.

Oktober

Viktiga datum i CISV
När	Vad
	Delta på CISV Swedens höstmöte.
1 oktober	Gör Pre Camp 2 färdigt i myCISV, inför vinterns internationella program som din lokalförening arrangerar, senast 1 oktober. Pre Camp Help Notes.

November

Viktiga datum i CISV
När	Vad
30 november	Sista dag för kansliet att meddela IO om att en lokalförening vill ändra datum för ett vinterprogam under nästa år, utan avgift. Från och med 1 december gäller den låga avgiften.
30 november	Sista dag för kansliet att meddela IO om att en lokalförening vill ställa in ett vinterprogam under nästa år, till den lägsta avgiften, nivå 1. Från och med 1 december gäller avgiftsnivå 2.

December

Viktiga datum i CISV
När	Vad
	Medlemsregisteransvariga ser till att uppgifterna i årets medlemsregister är korrekta och aktuella.
1 december	Sista dag för kansliet att svara IO om vi tackar ja eller nej till inbjudningar i Round 1 till nästa års internationella vårprogram.
15 december	IO meddelar kansliet inbjudningar i Round 2 till nästa års internationella vårprogram.
15 december	Fyll i listan med namn och kontaktuppgifter för era jourpersoner under december–januari (kansliet skapar listan och informerar).

Förtydliganden

CISV International Office = IO

Vid de deadlines som innehåller att "kansliet meddelar IO" innebär det att lokalföreningen behöver meddela kansliet med god marginal så att vi hinner meddela IO i tid. Om en deadline är på en söndag behöver lokalföreningen meddela kansliet senast på torsdagen innan.