Styrelsen

Styrelsens uppdrag

Lokalföreningen väljer en styrelse som leder och strukturerar verksamheten. För att styrelsen ska fungera bra är det viktigt att diskutera sina roller och vilka uppgifter var och en har. Dela på arbetet mellan flera olika personer, men var tydliga med vem som gör vad.

En styrelse i CISV bör minst bestå av en ordförande, en sekreterare, en kassör samt två ledamöter.

Att axla ett styrelseuppdrag innebär att ansvara för en eller flera arbetsuppgifter. Medlemmarna i föreningen förväntar sig att den som åtagit sig ansvaret också utför de uppgifterna. Tänk på att det ofta finns möjlighet att delegera uppdrag till kommittéer eller särskilt utsedda personer utanför styrelsen. Styrelseledamöterna behöver inte själva utföra alla arbetsuppgifter, men de ansvarar för att de blir utförda.

Ha roligt med din styrelse

En viktig ingrediens för att ha en styrelse som fungerar bra på längre sikt är att ha roligt ihop. Det krävs ofta inte mycket för att höja stämningen på styrelsemötena och få vardagsarbetet med CISV att bli roligt. Här är några tips:

Ha styrelsemöten hemma hos varandra
Inte bara är det någon som slipper ta sig till en föreningslokal eller annat ställe, styrelsen får dessutom se hur de andra medlemmarna bor och det blir mer ombonat än i en lokal. Det är enkelt och billigt att ordna fika till mötet och turas ni om blir det inte någon som "alltid" måste ordna med de praktiska bitarna.

Besök era egna aktiviteter
Passa på att besöka de lokala aktiviteter som arrangeras, trots allt är de frukterna av styrelsens arbete. Se till att hela styrelsen besöker åtminstone ett arrangemang under året för att inte glömma av att allt arbete är för ett gott syfte, glöm bara inte att meddela ledarna att ni vill komma så ni vet att det passar.

Anordna en social aktivitet
Se till att allt i styrelsen inte bara är hårt arbete. Anordna en tack/välkomstmiddag för gamla och nya styrelsemedlemmar. Grilla och spela brännboll i parken tillsammans med sommarens delegationer och andra som vill vara med eller överraska era duktiga ledare med en tacokväll.

Bjud in gäster till styrelsemötena
Bjud in representanter från en annan förening till ert nästa möte. Att träffa andra som gör liknande verksamhet men på ett annat sätt kan ge nya infallsvinklar och idéer. Eller varför inte bjuda in en gästföreläsare i ett aktuellt ämne till ett möte?

Avtackningar
Glöm inte att ha ordentliga avtackningar till avgående styrelsemedlemmar. Det kan vara en gemensam middag, en blomma eller ett tackkort. De avgående styrelsemedlemmarna är era främsta ambassadörer för att få in nya medlemmar i styrelsen och har gjort ett hårt jobb, se till att ni tydligt visar er uppskattning.

Styrelsemöte

När ni är en ny styrelse kan det vara bra att gå igenom vilken form av möten ni vill ha och hur upplägget ska se ut. Ska vissa möten vara mer visionerande och kreativa medan andra endast är beslutsfattande eller ska varje möte innehålla bitar av både vision och beslut.

För att underlätta arbetet i en förening finns det vissa rutiner som styr hur ett styrelsemöte brukar genomföras. Börja med att göra en dagordning över vilka frågor ni vill ta upp på mötet och kalla till mötet i god tid. Sätt gärna tidsramar för hur långt mötet ska vara. Detta bör vara ordförandes uppgift.

Man kan ha föreningens ordinarie ordförande och sekreterare som "ständiga" ordförande/sekreterare, eller låta de uppdragen rotera mellan ledamöterna, genom att inleda varje möte med att välja mötesordförande och mötessekreterare.

Mellan mötena ansvarar ordförande för att ta hand om akuta frågor i samarbete med den som är ansvarig för den aktuella punkten och man kan även skapa system för hur man mellan möten kan fatta beslut via mejl.

Dagordning

Förslag på hur en dagordning för ett lokalföreningsstyrelsemöte kan se ut:

1. Mötets öppnande
2. Godkännande av dagordning
3. Föregående mötesprotokoll
4. Mosaik/Lokalt
- Rapporter
- Helgläger
- Träffar
- Juniorerna
- Projekt
5. Internationella program
- Village (Barnby)
- Step Up
- Youth Meeting
- Interchange
- Seminarieläger
- International People's Project (IPP)
7. Utbildningar
8. Egna internationella arrangemang
9. Regionalt samarbete
10. Nationella möten/utbildningar
11. Kommunikation
- CISV Sweden´s e-brev
- Nästa lokala medlemsutskick
12. Ekonomi
13. Övriga frågor
14. Nästa möte

Ansvar

Styrelsen är alltid ytterst ansvarig för olika aktiviteter som arrangeras i föreningens namn. Därför är det viktigt att styrelsen fattar beslut om alla aktiviteter som anordnas.

Som förtroendevald i CISV har du ett tydligt ansvar att genomföra de åtgärder och aktiviteter som du har åtagit dig att genomföra genom beslut på årsmötet (dvs verksamhetsplanerna) eller i din styrelses interna arbetsfördelning.

Ansvaret som förtroendevald innebär också att avsäga sig det man har tagit på sig om man av någon anledning inte kan fullfölja det. Vi hamnar alla då och då i situationer som gör att vi måste planera om. Då är det viktigt att i så god tid som möjligt kommunicera detta så att andra kan ta över och hjälpa till.

Stadgar och praxis

Det finns ingen lag som specifikt tar upp och reglerar ideella föreningar. CISV har stadgar som styr vår organisation både internationellt, nationellt och lokalt. Vi har även olika praxis som beskriver hur saker och ting brukar göras. Ibland kan praxis vara bra att luta sig emot och ibland kan vi behöva ändra praxis.

Ansvarsfrihet

På årsmötet granskar föreningen styrelsens arbete och ger styrelsen ansvarsfrihet om föreningens stadgar har följts och styrelsen inte allvarligt skadat föreningen. Detta gäller utifrån den information man har när beslut fattas vid årsmötet. En styrelse kan fortfarande ställas till svars senare om det framkommer oegentligheter.

Reservation

En styrelseledamot som anser att ett beslut styrelsen tar är emot föreningens stadgar eller på något sätt kan skada föreningen kan reservera sig emot beslutet. Detta ska då föras in i styrelseprotokollet och redovisas för revisorer och medlemmarna i föreningen. Har en ledamot reserverat sig mot ett beslut kan den sedan inte hållas ansvarig för de konsekvenser beslutet kan få för föreningen.

Roller

I en styrelse har ledamöterna olika uppgifter. Styrelsen bör själv inom sig bestämma hur arbetet ska fördelas och hur ansvaret ska ligga på olika styrelsemedlemmar.

Ordföranden leder styrelsens arbete och ska vara föreningens officiella representant, samordna arbetet inom föreningen och stimulera till engagemang. Individen leder styrelsens möten genom att se till att alla pratar i rätt ordning (talarlista), alla får chansen att säga vad de tycker, diskussionerna inte flyter ut och att besluten är tydliga.

Under styrelsemötet skriver sekreteraren protokoll (skriv gärna ett enkelt beslutsprotokoll där det tydligt framgår vem som ska göra vad). Efter styrelsemötet skickas protokollet ut snarast möjligt till alla berörda samt ser till att det justeras och förs in i en protokollspärm. Sekreteraren ansvarar för föreningens information till förbundet och ska tillsammans med ordförande gå igenom vad som ska tas upp på möten.

Kassören sköter bokföringen, gör in- och utbetalningar, söker eventuellt bidrag, deltar i styrelsearbetet och svarar för information om föreningens ekonomi. Kassören har regelbunden kontakt med CISV Sweden's kassör.

Under styrelsemötena ska kassören kunna ge uppdaterad information om föreningens ekonomi, vara med i diskussioner och beslut samt ha ett extra ansvar att se vilka ekonomiska konsekvenser olika beslut får.

Övriga ledamöter
Alla som deltar i mötet har ansvar för stämningen och vilka beslut som fattas. Tänk på att följa dagordningen och talarlistan, lyssna på vad andra har att säga och kom förbered till mötet.

Junioransvarig/Juniorrepresentant
Junioransvarig i styrelsen kan antingen vara en junior (vald av årsmötet eller av juniorerna själva) eller en ledamot i styrelsen som har ansvar för kontakten med juniorgruppen. Junioransvarig ska föra fram juniorernas åsikter och önskemål samt föra information från styrelsemötet vidare till föreningens juniorer.

Revisorer
En ideell förening måste ha minst en revisor, två revisorer bör utses och dessutom ersättare. Vanligtvis väljs revisorerna för ett verksamhetsår i taget. Styrelsen ska tillhandahålla revisorerna föreningens räkenskaper, protokoll, medlemsregister och övriga handlingar som revisorerna önskar ta del av. Revisorerna bör alltid få styrelseprotokoll tillsänt sig, likaså
ekonomiska rapporter. Revisorerna granskar resultaträkning och balansräkning och skriver en revisionsberättelse till årsmötet.

Uppgiftsexempel för ideella uppdrag

Nedan finner du listat vilka typer av uppgifter som ingår i de vanligaste förtroendeuppdrag man kan ha i föreningar. Varje lokalförening har sin modell. Klipp och klistra in utifrån era förutsättningar.

Ordförande
• planera och leda styrelsens arbete och möten
• samordna föreningens verksamhet och aktiva
• representera föreningen utåt i förhållande till CISV Sweden, och andra organisationer
• ansvara för policyfrågor och verksamhetsplanering
• föreningens officiella representant
• leda styrelsens förhandlingar och arbete samt övervaka att föreningens stadgar och övriga för föreningen bindande regler och beslut efterlevs
• utfärda kallelse till sammanträden och upprättar dagordning
• ansvara för att alla frågor är förberedda
• ha en sammanhållande social funktion

Vice ordförande
Vice ordföranden är ersättare för ordförande

Sekreterare
• förbereda styrelsens sammanträden och föreningens möten
• föra protokoll över styrelsens sammanträden
• se till att föreningens handlingar hålls ordnade och förvaras på ett betryggande sätt samt ansvara för att föreningens historia dokumenteras
• se till att fattade beslut har verkställts
• om ordföranden inte bestämmer annat, underteckna utgående handlingar
• årligen upprätta förslag till verksamhetsberättelse för föreningen
• svara för föreningens administrativa rutiner

Kassör (och medlemsregisteransvarig)
• sköta medlemsregistret och se till att medlemmarna betalar beslutade avgifter till föreningen
• se till att föreningen söker bidrag från fonder, kommun och företag
• svara för föreningens bokföring vilket innebär skyldighet att föra bok över föreningens räkenskaper
• sköta in och utbetalningar
• kontrollera kontantkassor
• ta fram underlag för placering av likvida medel
• årligen upprätta balans- samt resultaträkningar
• utarbeta underlag för budget och budgetuppföljning
• se till att föreningens skatter, avgifter och skulder betalas i rätt tid
• i förekommande fall upprätta och avge allmän självdeklaration, särskild uppgift, kontrolluppgifter, uppbördsdeklarationer och övriga föreskrivna uppgifter inom skatte- och avgiftsområdet
• föra inventarieförteckning, i vilken också av föreningen förvärvade priser införs
• se till att såväl föreningens medlemmar i föreningens verksamhet som föreningens byggnader, materiel, priser och övriga tillhörigheter är försäkrade på ett betryggande sätt

Postmottagare
• ansvara för att föreningens inkommande post snarast vidarebefordras till rätt person i föreningen
• förmedla inbjudningar till utbildningar och arrangemang
• sammanställa information till föreningens anslagstavla, styrelsesammanträden och medlemsmöten

Utbildningsansvarig
• ansvara för ledarnas utveckling i form av utbildning och övrig ledarvård
• samordna föreningens lokala grundutbildning, ledarutbildning, föräldrautbildning och eventuella andra övriga utbildningar
• se till att varje ledare har den utbildning ledaren behöver för sin uppgift
• uppmuntra ledare och förtroendevalda att deltaga i utbildningar och fortsatt engagemang
• upprätta personliga utbildningsplaner för ledaren, följa upp och ändra så att den passar den enskilde ledarens behov
• sköta utbildningspärm (om sådan finns)
• föra ledarnas önskemål (när sådana dyker upp) vidare i organisationen

Försäljningsansvarig
• köpa in prylar till försäljning
• planera försäljningsaktiviteter
• ansvara för beställning och distribution
• sköta redovisning

Materialförvaltare
• ansvara för föreningens material, lokaler och inventarier
• ge förslag komplettering av material samt kostnadsförslag
• sköta underhåll av föreningens lokaler
• ansvara för reparationer av material

Press- och mediaansvarig
• sprida PR om föreningen i massmedia genom att skriva pressmeddelande och artiklar om föreningen
• bjuda in journalister till föreningen större evenemang
• förse organisationen med spännande och underhållande artiklar om föreningens verksamhet
• ansvara för egen tidning för föreningen som medlemmar och ledare hjälps åt att skriva

Webmaster
• ansvara för innehållet av föreningens hemsida
• strukturera innehållet på föreningens hemsida
• lägga ut material på föreningens hemsida
• skriva material till föreningens hemsida

Revisor
• granska föreningens förvaltning
• granska in och utbetalningar samt
• kontrollera att det finns verifikationer
• kontrollera om föreningens tillgångar och skulder överensstämmer med bokförda tillgångar och skulder
• granska styrelse- och årsmötesprotokoll samt kontrollera att beslut inte strider mot stadgar, lagar eller andra bestämmelser
• granska att föreningen sköter förvaltningen på ett effektivt, korrekt och handlar i enlighet med sina ekonomiska resurser
• meddela årsmötet sina iakttagelser genom en revisionsberättelse

Valberedning
• utreda hur styrelsen fungerar
• tillfråga förtroendevalda om omval
• begära in förslag från föreningens medlemmar på personer som bör kandidera
• intervjua föreslagna kandidater
• meddela medlemmarna sitt förslag till årsmötet

Hur kan vi organisera arbetet?

Arbetet i en lokalförening kan organiseras på många olika sätt. Det är viktigt att styrelsen diskuterar hur arbetet ska organiseras och genomföras. Utvärdera gärna hur det förra året gått.

  • Några frågor man kan diskutera i början av verksamhetsåret är:
  • Vad vill vi?
  • Vad måste vi?
  • Vilka resurser har vi? (mänskliga, ekonomiska, lokala, etc)
  • Vilket stöd och hjälp kan vi få från de nationella kommittéerna och juniorrepresentanterna?

Här är olika exempel på hur arbetet i styrelsen kan organiseras. Självklart går de båda att kombinera mer eller mindre och från tid till tid (exempelvis beroende på vad lokalföreningen ska genomföra under året). Verka för att ni har en organisering som är effektiv utifrån era resurser samt vad som ska genomföras.

Traditionellt organiserad styrelse
Styrelsen sammanträder ett par timmar 8–10 gånger per år. Frågor som ska upp på mötet anmäls innan mötet till ordförande eller på mötet. Olika personer i styrelsen har ansvar för olika områden, exempelvis Village-ansvarig, Mosaikansvarig, junioransvarig osv. Punkterna på dagordningen föredras av den som är ansvarig för dem och styrelsen beslutar tillsammans vad som ska göras, när, hur och av vem.

Denna variant är att föredra om ni har en mindre lokalförening med begränsade resurser så att hela styrelsen tillsammans kan arbeta med att fixa det som ska göras. Nackdelen är att mötena lätt drar ut på tiden.

Mål- och verksamhetsstyrd styrelse
Att arbeta utifrån en långsiktig planering som föreningen satt upp är en annan modell. Styrelsen och de medlemmar som vill arbetar fram en årsplanering (avsätt gärna en heldag för detta). Utifrån en mer långsiktig planering kan styrelsen sedan delegera olika arbetsuppgifter till olika kommittéer.

Här är exempel på en plan för en lokalförening med verksamhet och ansvarig:

Höstterminen
Sommareko – Junior som varit JC på Village
Höstmöte – Ordförande
Juniorernas inspirationsmöte – Junior i styrelsen
Helgläger – "nya CISVare" och tidigare ledare
Mosaicprojekt – En Arbetsgupp
Julfest – 1 junior i styrelsen, 1 förälder

Vårterminen
Helgläger – Ledare som ska delta på internationellt program
Årsmöte med fest – Ledamot
Juniorernas årsmöte – Junior i styrelsen
CISV Swedens årsmöte – Ordförande
Lisebergsresan – Ledamot

Deltagande i internationella program
2 delegationer till Village – Villageansvarig
1 Juniorledare till Village – Villageansvarig
1 Interchange – Interchangeansvarig
1 delegation till Youth Meeting – Youth Meeting-ansvarig

Exempel på vad som behövs i detta förberedelsearbete är föräldrautbildning, ledarrekrytering, ledarutbildning, rekrytering av deltagare. Lägg in detta i er verksamhetsplan. Planera även in vilka resurser som finns i de nationella kommittéerna i form av utbildning, stöd, osv.

Olika arbetsgrupper kan sen arbeta med olika frågor, exempelvis: en lägergrupp, en mega-grupp (Village, Step Up och Youth Meeting), en utbildningsgrupp osv. Kom ihåg att styrelsen alltid är ytterst ansvarig och alla "stora" beslut måste bestämmas där.

Fördelarna med att delegera delar av verksamheten till kommittéer och grupper är att det ofta är lättare och effektivare att träffas i smågrupper, det involverar fler engagerade, det är ibland lättare att rekrytera till arbetsgrupper än till styrelsen och styrelsemötena kan ägna sig åt övergripande och samordnande frågor.

Tänk på att denna variant kräver fler engagerade, mycket samordning och bra kommunikation (det kan annars bli mer sårbart eller riskera dubbelarbete om inte alla är uppdaterade på vad som händer).

Visioner och mål

En vision är en idé om något man vill uppnå i framtiden som inte behöver uppfylla krav på realism, tidsbundenhet eller mätbarhet. En vision är något man strävar efter och som kan tydliggöra varför organisationen finns till samt för vem och vart den är på väg. När man arbetar med visioner är det bra att så småningom bryta ner dem till kortsiktiga och mer långsiktiga mål. Mål är något mätbart, något som går att uppnå, något konkret som man arbetar med inom överskådlig tid.

För att göra det enklare att uppnå målen bör man se till att varje mål är SMART – Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt samt Tidsbestämt

  • Specifikt - målet ska vara konkret och tydligt
  • Mätbart - det skall uttryckas på ett sätt som medger mätning av målet
  • Accepterat – målen är accepterade och överenskomna innan arbetet påbörjas
  • Realistiskt - målet skall kunna nås
  • Tidsbundet - man skall tala om när målet skall nås

Att ett mål är Specifikt innebär att det tydligt beskriver vad som ska göras, varför det ska göras och hur det ska göras. Till exempel är målet ”hitta fler barn till CISV” inte lika specifikt som ”Hitta barn till alla våra internationella aktiviteter genom rekrytering på skolor för att sprida CISVs budskap utanför föreningen” betydligt tydligare – och det blir enklare att bestämma vad nästa konkreta steg blir i processen att uppnå målet.

Att ett mål är Mätbart är viktigt för att veta om målet är uppfyllt eller ej. Om målet inte är mätbart går det aldrig att veta om man är långt från målet, nära målet eller redan har uppfyllt det för länge sen. Ett mätbart mål ger möjlighet att se hur långt det är kvar och motiverar att fortsätta jobba för att nå dit.

Alla mål måste vara Accepterade av de inblandade. På så vis slipper ni onödiga konflikter om vad som ska göras när ni är mitt uppe i arbetet, genom att alla är överens om detta redan när målen har satts.

Se till att målen som bestäms är Realistiska. Detta betyder inte att målen måste vara enkla, men de ska vara genomförbara. Om målen är ouppnåbara kommer de misslyckas och det blir svårare att sätta upp och nå nya mål i framtiden. Försök fundera ut en plan för att uppnå målen, se till att de inte är för simpla men inte heller för avancerade. Vilka delmål kan ställas upp för att kunna nå slutmålet? Vilken arbetsinsats är alla inblandade villiga att lägga? Att lyckas med svåra mål ger en djup tillfredsställelse men att misslyckas kan slå hårt.

Slutligen, Tidsbestäm varje mål så att alla vet när det ska genomföras. Detta ger ett mer konkret mål att jobba mot, samtidigt som det hjälper att se till så att inte arbetsbelastningen blir för hög eller låg vid något tillfälle. Sätts inga tidsramar är det lätt att mål och projekt rinner ut i sanden och blir bortglömda. Givetvis måste tidsramarna vara mätbara, accepterade och realistiska.

Arkivet - föreningens minne

Arkivet är föreningens gemensamma minne.

Enligt lag är vi skyldiga att bevara föreningens bokföring i minst tio år, men CISV Sweden rekommenderar att vi sparar även en del annan information. Huvudregeln när det gäller arkivering är att spara det som vi själva producerat. Lokalföreningen behöver till exempel inte spara CISV Swedens årsredovisning eller årsmötesprotokoll eftersom det arkiveras nationellt.

  • A.
    Årsmöte
    Årsmöteshandlingar
    Årsmötesprotokoll
    Verksamhetsplan
    Verksamhetsberättelse
    Stadgar
  • B.
    Styrelsen
    Styrelsehandlingar
    Styrelseprotokoll
    Uppdragsbeskrivningar
  • C.
    Programplanering
  • D.
    Finansiering
  • E.
    Information och media
    Informationsmaterial, marknadsföring
    Medlemsutskick
  • H.
    Foton
  • I.
    Ekonomi
    Bokföring
    Årsredovisning
  • O.
    Samarbete med andra organisationer
Sitemap
Close

Sök

Genom att använda denna webbplats godkänner du användningen av Cookies för att ge dig den bästa användarupplevelsen.Ok