Gör en bra och hållbar överlämning

Här följer en guide till hur du gör en bra överlämning inom en styrelse, kommitté eller arbetsgrupp i CISV Sweden. I guiden kallas den som lämnar i från sig ett uppdrag “överlämnaren” och den som ska tillträda uppdraget “mottagaren”. Guiden är framtagen tillsammans med deltagarna på Höstmöte 2017. Kom ihåg att detta är ett förslag på överlämningens tillvägagångssätt och innehåll, anpassa det precis som du vill!

Varför behövs en bra överlämning?
Överlämningar gör vi för att säkerställa att viktig kunskap och erfarenhet förs vidare till kommande generationer vilket skapar en levande organisation. Det är också viktigt för att inge trygghet hos mottagare samt ge ett bra avslut för överlämnaren. Överlämningen är ett ypperligt tillfälle att ta reda på mottagarens:
Tankar - vad förväntar sig mottagaren av sitt uppdrag?
Oro - finns det frågor eller oklarheter kring uppdraget som gör att mottagaren inte känner sig redo?
Önskan - vad har mottagaren för mål med sitt uppdrag?
Diskuteras detta blir mottagaren mer bekväm i sin framtida roll och risken för att Hur gör man en bra missförstånd uppstår minskar.

Hur gör man en bra överlämning?

  • Håll överlämningen så tidigt som möjligt efter val så att det inte rinner ut i sanden.
  • Ha ett fysiskt möte. Låt det ta tid, ha kul och fika mycket!
  • Gör överlämningen i små steg. Som överlämnade kan du skicka material till mottagaren innan överlämningen så hen hinner läsa på. Ha sedan det faktiska mötet, ibland kan flera behövas. Se sedan till att följa upp efteråt, det kan alltid dyka upp fler frågor i efterhand!
  • Skapa en tydlig uppdragsbeskrivning, dvs ett dokument som sammanfattar vad som ska göras, med vem, hur och när, som kan underlätta vid överlämningen.
  • Sammanfatta ett eget dokument med vad som händer under året, kontaktlista till relevanta personer och allmänna tips som mottagare kan behöva för att utföra sitt uppdrag.
  • För att säkerställa att kunskap förs vidare kan det också vara bra att ha överlappande mandatperioder så att nyvalda kan få en ordentlig introduktion till rollen.

Vem ansvarar för överlämningen?
Du som överlämnar...

  • har huvudansvar för att överlämningen faktiskt sker.
  • har ansvar över att anpassa överlämningen efter mottagarens behov.
  • ser till att följa upp efter överlämningen.

Du som tar emot en överlämning...

  • har sekundärt ansvar för att överlämningen ska ske, till exempel genom att påminna avgående eller styrelsen/kommittén om detta inte sker.
  • kom förberedd med frågor och se till att du förmedlar vad du behöver för att göra ditt uppdrag bra.

Styrelsen/ kommittén där överlämningen sker...

  • har gemensamt ansvar för att alla förtroendevalda får en bra överlämning. Förslagsvis kan ni utse en person som ser till att påminna om överlämningen.

Ladda ned din guide och checklista för en bra och hållbar överlämning

Sitemap
Close

Sök

Genom att använda denna webbplats godkänner du användningen av Cookies för att ge dig den bästa användarupplevelsen.Ok